Wystąpienia publiczne w biznesie

Wydawałoby się, że umiejętność przemawiania publicznego nie powinna być obca szefom i menedżerom. Jednak w telewizji całkiem często zaobserwować można prezesa przekazującego niewerbalnie swoje negatywne nastawienie do świata albo polityka, którego na widok kamery zaczyna pożerać trema. Dlaczego tak mało osób, które pełnią funkcje reprezentacyjne, zwraca uwagę na pozamerytoryczną część przekazu? Większość z nich po prostu nie wierzy w wyniki przytoczonych we wstępie badań. Tymczasem na to, jak ich przemówienie zostanie odebrane, zasadniczy wpływ mają cztery elementy przekazu wpływające głównie na podświadomość słuchacza i widza jednocześnie: przekaz wizualny, brzmieniowy, sposób sterowania uwagą odbiorcy i trema mówcy .

Jak sobie z nimi radzić?

Zacznijmy od tremy – jeśli jej nie opanujemy, nie ma mowy o świadomym wykorzystywaniu pozostałych trzech elementów. Człowiek stremowany nie panuje bowiem nad swoją dykcją, mimiką, a manipulować odbiorcą potrafi jedynie w stopniu bardzo ograniczonym.

Oczywiste jest, że najłatwiej radzić sobie z tremą, gdy jesteśmy przygotowani i znamy dokładnie temat wypowiedzi. Ale często to nie wystarcza.

Co wtedy?

Warto pomyśleć o psychicznym nastawieniu do samego siebie. Jeśli przed wyjściem na mównicę myślimy: „jestem fatalny w przekonywaniu, znowu będą mi zadawali trudne pytania, wiem, że nie mam racji...” to zacząć musimy od przekonania samego siebie, że jesteśmy właściwą osobą na właściwym miejscu, że nie ma powodu dla którego odbiorcy przekazu mieliby nam nie ufać, wreszcie musimy uwierzyć w nasze racje.

Drugim powodem tremy może być nadmierne wyolbrzymianie oczekiwań co do samego siebie. Swego czasu, będąc w pewnej lokalnej rozgłośni radiowej, zauważyłem siedzącego w kącie, ogromnie stremowanego człowieka. To był gość programu. Widziałem już wcześniej tremę u ludzi, którzy po raz pierwszy mieli wystąpić w radiu, ale ów człowiek był zestresowany tak, że z trudem przychodziło mu budowanie składnych zdań. Zaciekawiłem się, skąd to przejęcie. Okazało się, że o swoim pierwszym występie antenowym ten mężczyzna powiedział wszystkim znajomym i teraz postanowił wypaść jak najlepiej - żadnych wpadek, krótkie konkretne wypowiedzi, dobra dykcja. Postawił sobie nadmiernie ambitny cel - a ten, jak wiadomo, powoduje stres. Dziennikarz prowadzący program musiał się sporo napocić, by choć trochę rozluźnić swojego gościa.

Widać więc, że nie warto oczekiwać od siebie bardzo dobrego rezultatu wypowiedzi – lepiej uznać, że sukcesem będzie po prostu komunikatywne przekazanie informacji i zachęcenie słuchaczy do konkretnych działań. Paradoksalnie, warto zapomnieć o formie przekazu – skoro nie mamy profesjonalnego przygotowania to i tak jej nie poprawimy, lepiej wypadniemy stawiając na naturalność . Wielu fachowców od publicznych wystąpień radzi nawet, by na początku pomylić się „niechcący” – zgodnie z zasadą jazdy konno: jak się nie przewrócisz to się nie nauczysz.

Przemawiając bezpośrednio do publiczności nie powinniśmy chować się za podium ani czytać z kartki. Mówimy naturalnym tempem, prostym i jasnym językiem, z głowy. Jeśli potrzebujemy ściągawki, to pamiętajmy, że najciemniej jest pod latarnią. Przygotujmy sobie na foliach w formie krótkich haseł szkielet przemówienia, potem będziemy go rzucać na ekranie i według niego prowadzić wywód. Pamiętajmy by odsłaniać na ekranie po jednym haśle – jeśli odsłonimy wszystkie od razu, słuchacze zamiast koncentrować się na wypowiedzi, będą zgadywać, co znaczą następne hasła.

Cały czas stoimy, a najlepiej jeśli będziemy się przechadzać po podium. Tylko nie rytmicznie w tę i z powrotem, ani w kółko, raczej losowo wybieramy „trasę spaceru”. I powoli – to nie marszobieg. Wzrok natomiast albo kierujemy na każdego słuchacza po kilka chwil, albo, jeśli grupa jest zbyt duża, na odległość ok. 2/3 sali, licząc od podium.
Jeśli chodzi o mimikę, to ważne by przekazywała ona nasze emocjonalne zaangażowanie w temat przemówienia, ale jednocześnie nie była teatralnie przesadna. Od czasu do czasu warto się uśmiechnąć, ale pamiętając by uśmiech z naszej twarzy znikał powoli. Badania dowodzą bowiem, że ludzie którzy szybko przechodzą od uśmiechu do poważnej miny są odbierani jako niesympatyczni.

Wizualną strona przekazu zbyt obszernie zajmować się nie będziemy. Wypracowanie dobrej dykcji i głosu wymaga długich ćwiczeń i wiedza teoretyczna nie na wiele się tu zda, Jest jednak kilka zasad, które warto poznać: zawsze mówimy na wydechu, ale nie do ostatniego decymetra powietrz w płucach. Oddychamy dość głęboko (ale nie jak do zanurzenia pod wodę), spokojnie i staramy się mieć otwartą przeponę (czyli unikamy pozycji embrionalnej). Specjalnie swoim głosem nie warto się przejmować – większość ludzi ma z natury odpowiednie tempo wymowy i dykcję.

Technik sterowania uwagą odbiorcy można nauczyć się stosunkowo szybko i z powodzeniem je stosować, nawet jeśli nie mamy zbyt wiele doświadczenia w publicznych występach. Oczywiście, mistrzowskie szlify zdobywa się latami, ale nam chodzi tu o raczej o przedstawienie kilku użytecznych trików, za pomocą których zmusimy odbiorcę do uważniejszego słuchania, a co za tym idzie, do lepszego zapamiętania.

Ważne jest, by operować nie tylko suchą teorią, ale opierać się o przykłady, przytaczać historie z życia czy nawet anegdoty (byle nie zbyt często). Dobrzy prezenterzy powtarzają najważniejsze rzeczy trzykrotnie w ciągu całego swojego wystąpienia - oczywiście ubierając je w inne słowa.

Pamiętaj, ze najwyższy poziom uwagi słuchacze prezentują na końcu i na początku przemówienia. Warto więc na wstępie przedstawić streszczenie tematu, a na koniec podsumować.
Dobrą szkołą dla prezenterów jest obserwowanie, jak pracują trenerzy z profesjonalnych firm szkoleniowych. Oni zwykle przekazują wiedzę w sposób dostosowany do ludzkich możliwości i stylów uczenia. Te ostatnie można podzielić na trzy podstawowe grupy: audytywny, wizualny i kinestetyczny. Oznacza to, że trener powinien przekazać każdą informację trzy razy, w różnej formie. Tak, by dotarła do wszystkich uczestników, niezależnie od ich stylów uczenia. Czy w takim razie musimy trzy razy wysłuchiwać tego samego?

Niekoniecznie.

Istnieje dość ciekawy sposób pozwalający zwalczyć tremę, która męczy nas podczas wizyty w radiu czy telewizji. Na pierwsze pytanie dziennikarza warto odparować pytaniem - jego odpowiedź da nam dodatkowy ,,czas” i pozwoli ochłonąć po pierwszym, najtrudniejszym „daniu głosu”. Trik ten dlatego jest tak skuteczny, że pytanie można zadać na jednym, nawet bardzo krótkim oddechu. Najczęstszym bowiem objawem tremy jest ogromne skrócenie oddechu - nagle okazuje się, że nie możemy powiedzieć trzech słów na jednym wydechu. Stan ten przechodzi bardzo szybko, po kilku wypowiedzianych słowach, dlatego tak cenne są te pierwsze sekundy. Poza tym miłe pytanie pozytywnie nastraja dziennikarza i tworzy swobodniejszy, partnerski klimat.

Rozmowa w studiu ma jeszcze jedną przewagę nad przemówieniem bezpośrednio do publiczności – nie widzimy naszego odbiorcy. Dlatego jeśli skoncentrujemy się tylko na rozmowie z dziennikarzem ( o tym, dlaczego jest to niezbędne, poniżej) może uda się nam zapomnieć, że w ogóle ktoś to ogląda lub słucha.
Tyle o tremie. Teraz zajmijmy się wizualną stroną przekazu – wyglądem zewnętrznym i mową ciała.

O sposobie ubioru i makijażu piszemy w osobnym tekście, w części serwisu pracuj.pl poswieconej poszukiwaniu pracy. Tutaj wspomnijmy więc tylko o podstawowych zasadach. Ubieramy się i malujemy tak, by strój i puder były niezauważalne, ale podkreślały nasze zalety i niwelowały wady. Panowie w większości dobrze wyglądają w granatowych garniturach i krawatach z błękitną koszulą – problem tylko w tym że ta zasad jest tak szeroko znana, że czasem przychodzi do studia czy na zebranie pięciu identycznie ubranych panów. Dlatego może warto zastanowić się, czy nie jest nam równie dobrze w szarości, lub – co się rzadziej zdarza – w brązie. Jeśli jesteśmy zbyt puszyści – koniecznie kamizelka, jeśli szczupli – biała koszula i wyraźniejszy krawat. Panie mają większą swobodę, ale powinny być zawsze w kolorach stonowanych, pastelowych. Czerwieni i różu raczej nie warto polecać. Wszyscy powinni też pamiętać – do telewizji nie ubieramy się w tkaniny błyszczące lub z drobnym wzorkiem. A udzielając wywiadu przed kamerą pudrujemy nie tylko twarz, ale i małżowiny uszne i szyję. Czasem lepszy jest puder sprawiający, że wyglądamy na bardziej opalonych.

Mowa ciała.

Element w Polsce prawie nieznany, choć pojawiło się już kilka książek na ten temat. W skrócie chodzi o to, żeby pokazać że jesteśmy szczerzy, zdecydowani, otwarci, wierzymy w to co mówimy i interesujemy się swoim odbiorcą. Dlatego, niezależnie od tego czy siedzimy w studiu telewizyjnym czy stoimy przed publicznością powinniśmy prezentować postawę otwartą – nie zakładamy rąk, nie zasłaniamy nimi ciała. Raczej swobodnie nimi manipulujemy. Jeśli na stojąco – to tak, by dłonie zawsze były na wysokości między szyją a pasem, jeśli siedzimy to oczywiście nie machamy rękoma a jedynie dłońmi i nadgarstkami. Ruchy powinny być naturalne, niegwałtowne. Pamiętajmy, by dłonie były otwarte, wewnętrzną częścią skierowane (od czasu do czasu) do odbiorcy – to oznaka szczerości. Jeśli chcemy podkreślić swoje przywództwo nad grupą, możemy podczas wystąpienia operować rękoma nieco wyżej.

Będąc w studiu nie patrzymy do kamery, tylko na dziennikarza, który z nami rozmawia. siedzimy spokojnie, nie ma co wiercić się na krześle. Ale jeśli np. musimy kichnąć albo podrapać się w czoło – zróbmy to w naturalny sposób, bez wahania. To zostanie odebrane właśnie jako przejaw naturalności.

Styl audytywny oznacza, że informacje przyswajamy poprzez słuch. Zapamiętujemy dźwięki, słowa, melodię, mocno reagujemy na barwę głosu czy intonację. Osoby uczące się wizualnie wręcz odwrotnie – pamiętają to, co widziały. Kolory, kształty, napisy i wykresy – to przyswajają najlepiej. A kinestetycy uczą się poprzez ruch i dotyk. Rozumieją to, czego mogli dotknąć i użyć, pamiętają to, co miało w sobie jakąś dynamikę. Chętnie uczestniczą w inscenizacjach, grach menedżerskich, ćwiczeniach grupowych. - Żeby informacja była czytelna i przekonywująca dla każdego z uczestników, trener musi przekazywać treści za pomocą tych trzech kanałów komunikacji – tłumaczy Małgorzata Kossowska z krakowskiej firmy Sedlak & Sedlak.

Sprawny trener nie powtarza zwyczajnie trzy razy tej samej informacji. Po prostu mówi o czymś i jednocześnie pokazuje wykresy czy slajdy dotyczące poruszanego zagadnienia. Dodatkowo odpowiednio porusza się po sali i gestykuluje. Wreszcie, kiedy omówi dany punkt, przeprowadza dynamiczne ćwiczenie utrwalające wiedzę czy sprawdzające zdobytą umiejętność w praktyce.

Najlepsi zachodni trenerzy idą nawet o krok dalej. Dostosowują do owych trzech kanałów także przekaz głosowy i wizualny. „Jak to brzmi?” – dopytują się osób o stylu audytywnym. „Widać tutaj wyraźną zależność” – przekonują wizualistów. „Poruszymy kolejny punkt” – mówią do kinestetyków. Używając na przemian słów kojarzonych z dźwiękiem, ruchem i obrazem, by podtrzymywać uwagę wszystkich trzech typów uczestników szkolenia. Podobnie postępują z pokazywanymi obrazami. Prezentują nie tylko wykresy i hasła. Także rysunki przedstawiające rzeczy kojarzące się z ruchem, dotykiem czy muzyką – np. biegnących sportowców albo fortepian.