Historia zarządzania zasobami ludzkimi ma podobnie długie dzieje, co współczesne zarządzanie. Od początku lat dziewięćdziesiątych obserwujemy stały rozwój funkcji zarządzania potencjałem społecznym. Działy personalne w większości firm są komórką priorytetową, a czasem kluczową, mimo, że nie zawsze znajdują się wysoko w hierarchii organizacyjnej.

Firmy rekrutacyjne pojawiły się na polskim rynku na początku lat dziewięćdziesiątych i były to przede wszystkim oddziały międzynarodowych, sieciowych agencji doradztwa personalnego, jednak ich prawdziwy rozkwit datuje się na ostatnie dziesięciolecie.

W ostatnim czasie na rynku powstaje bardzo dużo tego typu firm, działa wielu niezależnych konsultantów, tzw. freelancerów. W Polsce rola freelancerów jest marginalna, wiele korporacji przekazuje realizację procesów personalnych firmom rekrutacyjnym, ponieważ poza rekrutacją i selekcją mają w swoim portfolio usługi m.in.: outsourcing i pracę tymczasową, outplacement oraz doradztwo personalne i szkolenia.

Główną usługą oferowaną przez agencje doradztwa personalnego jest rekrutacja pracowników. Metody rekrutacyjne można podzielić na dwie grupy: executive search i search and selection.

Executive search wiąże się z poszukiwaniem pracowników wyższego szczebla, których jest mało na rynku i których najłatwiej jest znaleźć metodą poszukiwań bezpośrednich, czyli za pomocą tzw. head huntingu. W tym wypadku każda rekrutacja rozpoczyna się od dokładnej analizy stanowiska, na które poszukujemy określonych pracowników, następnie identyfikowane są firmy, w których pracują potencjalni kandydaci oraz wyszukiwane kontakty do konkretnych osób.

Informacje, o których mowa, składają się na tzw. long listę, w oparciu o którą konsultant kontaktuje się z wybranymi osobami i zachęca do brania udziału w projekcie. Następnie ma miejsce etap spotkań, podczas których weryfikowane są kwalifikacje i oczekiwania kandydatów i zestawiane z wymaganiami pracodawcy. Po spotkaniach przedstawia się pracodawcy poszukującemu eksperta tzw. short listę, czyli zbiór osób, z którymi konsultant spotkał się i które może rekomendować klientowi.

Konsultant wprawiony w poszukiwaniach bezpośrednich posiada szeroką sieć kontaktów biznesowych (tzw. network), które stanowią bardzo dobry punkt wyjścia do poszukiwań kandydatów. Pojęcie networkingu jest nierozerwalnie związane z portalami społecznościowymi, które pozwalają na tworzenie sieci kontaktów. Headhunterzy w swojej pracy opierają się na serwisach internetowych, ponieważ niejednokrotnie osoby w nich zalogowane umieszczają w profilach informacje o przebiegu kariery zawodowej.

Specjaliści, którzy chcieliby być brani pod uwagę przez headhunterów, powinni więc rozważyć przygotowanie rzetelnego profilu na specjalnych serwisach społecznościowych i po zalogowaniu - aktywności, która pozwoli "łowcy głów" zainteresować się jego osobą. Należy pomyśleć o wszystkich elementach profilu - od zdjęcia zaczynając, na ewentualnym umieszczeniu danych kontaktowych kończąc. To jeden z podstawowych sposobów na zaistnienie w świadomości osoby poszukującej specjalistów.

W przypadku search and selection pierwszym etapem pracy konsultanta jest również analiza stanowiska i oczekiwań pracodawcy. Następnie osoba odpowiedzialna za dany projekt, tworzy i zamieszcza ogłoszenie w mediach (najczęściej w internecie i prasie). Osoby zainteresowane ofertą, kierując się wskazówkami dotyczącymi sposobu aplikowania, przysyłają drogą mailową swoje życiorysy. Konsultant selekcjonuje otrzymane dokumenty, tworzy long listę, na której są osoby wybrane do zaproszenia na rozmowę. Kolejne etapy są dokładnie takie same, jak w przypadku poszukiwań bezpośrednich.

Jak widać podstawową różnicą w wyżej wymienionych metodach poszukiwań kandydatów jest sposób dotarcia do odpowiednich osób - w pierwszym przypadku to headhunter inicjuje kontakt z kandydatami, a w drugim kandydaci sami poszukują ofert pracy.

Każda z osób, które są zainteresowane współpracą z agencją doradztwa personalnego, może się do niej zgłosić i zadeklarować chęć zmiany pracy. Nie ma potrzeby czekania na pojawienie sie ogłoszenia, którego kryteria się spełnia. Wiele osób poszukujących pracy wysyła CV do agencji z prośbą o umieszczenie go w bazie danych i branie pod uwagę w przypadku ciekawych projektów rekrutacyjnych.

Coraz więcej kandydatów decyduje się również na przyjście do agencji celem pozostawienia życiorysu. Niejednokrotnie dzieje się tak, że taka osoba jest od razu kierowana do odpowiedniego konsultanta. Jest to zazwyczaj krótka wymiana zdań, która może się skończyć zaproszeniem na rozmowę. Przesyłanie CV  tradycyjną pocztą to już przeszłość, taki sposób aplikowania w obecnie wzbudza głównie pobłażliwy uśmiech.

Po przesłaniu aplikacji do danej agencji, można zadzwonić po jakimś czasie i zapytać, czy została ona umieszczona w bazie i z którym konsultantem można się kontaktować. Może być to krok, który zaprocentuje w bliższej lub dalszej przyszłości, ponieważ wewnętrzne bazy firm rekrutacyjnych są najłatwiej dostępnym źródłem potencjalnych kandydatów - konsultanci posiadają w nich wszystkie informacje na temat drogi zawodowej danej osoby (doświadczenie, znajomość języków obcych, oczekiwania finansowe, dyspozycyjność itp.).

Niemniej jednak warto cały czas śledzić ogłoszenia sygnowane logo danej agencji i w przypadku adekwatnej oferty przypominać się. Poza przekazaniem CV do bazy kandydatów można liczyć na obiektywną ocenę. Profesjonalni konsultanci, podczas rozmowy rekrutacyjnej, zwracają uwagę kandydatów np. na niedoskonałości merytoryczne czy graficzne ich aplikacji. Są to bardzo cenne wskazówki, które mogą pomóc w przypadku aplikowania do kolejnej firmy rekrutacyjnej i sprawić, że CV zostanie zauważone. Zgłaszając się do agencji doradztwa personalnego warto pamiętać, że kandydaci nie ponoszą kosztów związanych z rekrutacją, wszelkie rozliczenia są między firmą rekrutacyjną, a pracodawcą.

Rekruter prowadzący dany projekt z ramienia agencji przegląda aplikacje, kontaktuje się z kandydatami i umawia się na spotkanie. Na tym etapie nie ma w zasadzie możliwości dowiedzenia się, jaka firma rekrutuje. Taką informację firma przekazuje tylko tym kandydatom, którzy zostali wybrani spośród osób zarekomendowanych przez agencję. Jest to jeden z końcowych etapów rekrutacji, kiedy to konsultant umawia kandydata na bezpośrednie rozmowy z ewentualnym, przyszłym pracodawcą (najczęściej z osobami z działu HR docelowej firmy). Bardzo rzadko w ogłoszeniach firmy rekrutacyjne ujawniają nazwę firmy, która poszukuje pracowników, jednak niemal w każdym ogłoszeniu agencje opisują profil firmy docelowej – jaka branża, czy kapitał polski czy międzynarodowy, lokalizacja itp.

Pierwsze spotkanie to rozmowa mająca na celu poznanie ścieżki zawodowej kandydata, jego oczekiwań co do kolejnej pracy/pracodawcy, a także opisanie stanowiska przez konsultanta.

Na tym etapie kandydat powinien przygotować odpowiedzi na pytania, które standardowo pojawiają się na rozmowie o pracę, czyli np. motywację do zmiany pracy, przyczyny zakończenia współpracy z poprzednimi miejscami zatrudnienia, szczegółowy opis wykonywanych obowiązków, preferencje co do przyszłej pracy. Jeżeli dana oferta wymaga znajomości języka obcego, to również konsultant sprawdza poziom konkretnego języka – może być to rozmowa na temat pozamerytoryczny lub krótkie tłumaczenie pisemne (np. przetłumaczenie kilku zdań z listu motywacyjnego).

Agencje rekrutacyjne prowadząc rozmowy, opierają się na wiedzy i umiejętnościach doświadczonych i sprawdzonych rekruterów. To jest profilem ich działalności, na tych ludziach opiera się ich marka. Można się zatem spodziewać bardzo profesjonalnego procesu rekrutacyjnego, poza sprawdzeniem poziomu znajomości języka, przeprowadza się również niekiedy testy psychologiczne. Testy te są przygotowane przez przyszłego pracodawcę lub przez agencje.

Ważne jest, aby na tym etapie określić również poziom swoich oczekiwań finansowych. W tym wypadku nie należy zakładać, że uzyskamy od rekrutera informacje na temat przedziału, jeśli nie zostało to podane w ogłoszeniu – należy pamiętać, że rekruter występuje w imieniu pracodawcy i to on będzie prowadził z kandydatem negocjacje finansowe.

Mówiąc o firmach rekrutacyjnych nie można nie wspomnieć o doradztwie personalnym, w skład którego wchodzą między innymi szkolenia, assesment center (AC) i development center (DC).

Assesment center może być metodą wspierającą rekrutację, polega na postawieniu grupie osób zadania a następnie obserwacji zachowań osób biorących udział w symulacji. Często przy AC stosuje się testy i gry psychologiczne. W zależności od poziomu stanowiska i warunków współpracy z potencjalnym pracodawcą, agencja rekrutacyjna może zaprosić kandydata na AC, ponieważ są to kolejne narzędzia w procesie weryfikacji pracownika. W tym wypadku, mimo stresu, który może towarzyszyć, warto skorzystać z oferty. Rekruterzy zazwyczaj dają po takim spotkaniu feedback, który pomaga w dalszym kształtowaniu kariery, bądź weryfikacji zachowań, czy postaw w określonych sytuacjach. Przechodząc taką weryfikację bezpośrednio u pracodawcy, kandydat może odpaść nie dlatego, ze jest słaby, ale np. nie pasuje do zespołu. W takim wypadku agencja rekrutacyjna przechowuje dane kandydata i jest w stanie zaproponować mu alternatywne oferty, uwzględniające jego możliwości i oczekiwania.

W procesie rekrutacji przez agencje doradztwa personalnego Development center i szkolenia interesują kandydatów nieco mniej. DC skierowane jest do osób pracujących już w danej organizacji i ma na celu określenie ścieżki rozwoju danego pracownika. Z kolei szkolenia oferowane przez agencje doradztwa personalnego są najczęściej "szyte na miarę" - dostosowane do konkretnego klienta i kandydata. Takie podejście jest sensowne z uwagi na kolejność: najpierw osoba jest zatrudniana, a dopiero potem inwestuje się w jego kwalifikacje.

Niewątpliwą zaletą, nawet jeśli kandydat nie zostanie zrekrutowany w danym procesie, jest fakt, że został już wpisany do bazy, jego umiejętności zostały sprawdzone i potwierdzone i od tego momentu może się spodziewać dobrze dopasowanych do siebie ofert ze strony agencji. Wiele agencji cyklicznie wysyła newslettery do kandydatów z bazy, dzięki temu kandydaci na bieżąco wiedzą, co się dzieje na rynku pracy, są w stałym kontakcie z daną firmą rekrutacyjną i w przypadku ciekawej oferty pracy nie aplikuje anonimowo, lecz przypomina się "swojemu" konsultantowi. Po zakończonym procesie rekrutacyjnym, osoby które brały udział w konkretnej rekrutacji otrzymują feedback. Jest to informacja zwrotna, która dotyczy informacji zarówno pozytywnej jak i negatywnej. Korzyści z feedbacku są różnorakie - pozwala uzmysłowić sobie swoje braki i błędy oraz pełni funkcję motywacyjną (dążenie do poprawy błędów).

Kolejną usługą agencji doradztwa personalnego jest praca tymczasowa i outsourcing. W obydwu przypadkach formalnym pracodawcą jest agencja. Pracownicy zatrudnieni w taki sposób są zrekrutowani przez tę agencję, ale ich usługi są wykonywane na rzecz pracodawcy. 

Podstawowe różnice między pracą tymczasową, a outsourcingiem są następujące: pracę tymczasową reguluje Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i w taki sposób można być zatrudnionym maksymalnie na okres osiemnastu miesięcy. Natomiast w przypadku outsourcingu podpisywana jest normalna umowa cywilno-prawna, która podlega pod Kodeks Cywilny. Dla pracodawcy taki sposób zatrudniania pracowników ma kilka zalet, np. optymalizację kosztów obsługi pracowników. Posiada on również wady - patrząc na to przez pryzmat pracownika, można tu wymienić fakt, że mimo ochrony wynikającej z umowy o pracę, pracownicy nie otrzymują benefitów, które należą się pracownikom "etatowym". Dla pracodawcy może to wiązać się z posiadaniem pracownika słabiej identyfikującego się z firmą.

Outplacementem nazywa się system zwolnień monitorowanych, który jest kolejną usługą firm doradztwa personalnego. Jest on korzystny zarówno dla pracowników (otrzymują wsparcie w poszukiwaniu pracy), jak i pracodawców (budowany jest wizerunek firmy, jako podmiotu dbającego o dobro pracownika).

Przed zaaplikowaniem do danej firmy rekrutacyjnej warto zastanowić się czego szukamy - czy agencji wyspecjalizowanej w rekrutacjach osób z konkretnej branży (IT, farmacja czy finanse i bankowość), czy globalnej korporacji, która ma kilka oddziałów w wielu państwach, czy też mniejszego butiku rekrutacyjnego. Rynek agencji doradztwa personalnego staje się coraz bardziej profesjonalny. W samej Warszawie jest takich firm kilkadziesiąt, konkurencja jest duża, kandydaci wymieniają się opiniami na temat usług świadczonych przez firmy rekrutacyjne, więc nie ma miejsca na niski poziom usług.