Większość z nas uskarża się na brak czasu. Ilość czynności, które chcielibyśmy wykonać i celów, które chcielibyśmy osiągnąć, często przekracza fizyczne możliwości człowieka. Ponieważ czasu nie da się kupić, pożyczyć ani zmagazynować, niezbędne staje się świadome zarządzanie swoim życiem, a więc zarządzanie czasem, jaki mamy do dyspozycji.

 Wielu menedżerów chwali się, że pracuje po 14 godzin na dobę – mówi Krzysztof, pracownik naukowy Akademii Ekonomicznej w Katowicach – nie oznacza to jednak, że dobrze zarządzają zespołem lub swoją firmą. Brakuje im po prostu umiejętności planowania zadań.

Gdyby ich firma posiadała cudowne urządzenie podróżowania w czasie, wszystkie inne zasoby i atuty stałyby się mało ważne – przekonuje pracownik Akademii – takie przedsiębiorstwo byłoby w swojej branży nie do pobicia!

W teorii zarządzania mówi się o krzywej szczęścia Sheldona, według której największe zadowolenie z pracy osiągają ludzie pracujący po 8 lub 9 godzin w ciągu dnia.

Należy odróżnić pracoholików od entuzjastów pracy – przekonuje Krzysztof. – Dla przykładu artyści często pracują nawet we śnie, podświadomie dochodząc do twórczych projektów i pomysłów.

Niewielu jednak jest entuzjastów pracy. Jeśli ktoś pracuje w obcym mieście, daleko od miejsca zamieszkania, nie ma wielu przyjaciół i niewiele zainteresowań, wtedy bardzo łatwo może stać się osobą uzależnioną od swojego zajęcia.

Badania przeprowadzone wśród menedżerów dowodzą, że tylko 10% osób na kierowniczych stanowiskach nie narzeka na brak czasu, pozostali potrzebowaliby dodatkowo od kilku do kilkunastu godzin.

Efektem złego planowania czasu pracy jest nadmierne zmęczenie, brak czasu dla rodziny oraz nie osiąganie zamierzonych celów. Menedżerowie najczęściej nie uwzględniają krzywych wydajności pracy, sprawności psychofizycznych, oraz rozkładu koncentracji w ciągu godzin pracy – mówi Jan Mądry, prezes firmy szkoleniowej Training Partners.

Specjaliści z zakresu zarządzania mówią o tak zwanej krzywej dnia, czyli indywidualnym cyklu intelektualnym. Oznacza to, że czynności o różnym znaczeniu z punktu widzenia zamierzonego celu należy wykonywać o różnych porach dnia.

Każdy może sam obserwować swoje zmęczenie i koncentrację w ciągu doby, gdyż cykl ten jest inny dla każdego człowieka.

Istnieją jednak pewne okresy w ciągu doby, w których zamykają się nasze "wyże i niże energetyczne". Najczęściej w godzinach od 8 do 12 rano pojawia się wyż energetyczny. Wtedy najlepiej planować i podejmować trudne decyzje.

Wczesnym popołudniem następuje lekki spadek koncentracji, który trwa do około godziny 15. Można wtedy zaplanować zadania niewymagające dużego skupienia, takie jak przejrzenie korespondencji lub zaległe telefony.

W godzinach popołudniowych następuje kolejny wyż utrzymujący się do około godziny 21. Późnym wieczorem nasza energia spada, osiągając najniższy poziom nad ranem.

Półtorej godziny i przerwa

Pracownicy i menedżerowie zwykle pochłonięci są kilkudziesięcioma sprawami jednocześnie – dodaje prezes Training Partners – i nie zdają sobie sprawy z zasad, jakie rządzą ich umysłem. Zadania najlepiej grupować w bloki o podobnej tematyce, nieprzekraczające jednak 1,5 godziny.

Zawsze po rozpoczęciu jakiejś czynności upływa kilka minut, zanim umysł skoncentruje się w pełni na wykonywanym zadaniu. Nie jest to jednak stan trwający w nieskończoność. Po upływie około 90 minut następuje naturalne zmęczenie, wtedy dalsza praca nad problemem nie ma już większego sensu. Należy zrobić przerwę – radzi Jan Mądry.

Aby poradzić sobie ze pożeraczami czasu (takimi jak oglądanie telewizji, korzystanie z internetu), każdy indywidualnie powinien znaleźć sposób na wyeliminowanie ich z czasu przeznaczonego na pracę.

Po pierwsze należy ściśle określić czas wykonywania danej czynności, a po drugie zarezerwować sobie czas na jej wykonanie – radzi prezes Training Partners.

Przeszkadzacze, takie jak posiłki czy telefony, należy również zaplanować, by nie przerywały nam innych zadań. Dodatkowo w czasie przeznaczonym na zrobienie konkretnego zadania trzeba się na nim maksymalnie skoncentrować i wyłączyć bodźce, które mogą nas od wykonywania tego zadania odciągnąć.

Najbardziej na brak czasu narzekają ci, którzy go najwięcej tracą – mówi pracownik naukowy Akademii Ekonomicznej – powody marnowania czasu to niekończąca lista wydarzeń i cech charakteru. Do najbardziej znanych można zaliczyć:

• brak samodyscypliny, 
• brak ścisłych terminów, 
• odkładanie ważnych spraw i decyzji na potem, 
• niedoprowadzanie spraw do końca, 
• bałaganiarstwo i niepunktualność, 
• niespodziewani goście, 
• zła komunikacja i złe samopoczucie.