Planowanie jest szczególnie ważne podczas koordynowania działań kilku osób lub jeśli nasza praca składa się z wielu, często nie powiązanych ze sobą czynności. Wówczas realny plan działania pozwoli poradzić sobie z chaosem i natłokiem spraw. Zanim zacznie się budować plan na następny tydzień albo miesiąc, warto zastanowić się, co takiego nazywamy planowaniem.

Gdyby sobie wyobrazić naszą podróż do celu w postaci podróży z miasta A do B, to planem będzie najbardziej pożądana droga do pokonania. Jak dostać się tam w najkrótszym czasie, przy jak najniższych kosztach i jak najprzyjemniej? Aby się tego dowiedzieć, trzeba mieć dobrą mapę.

Ważne czy pilne?

W firmie plany dzieli się ze względu na dwa kryteria: ważności i pilności. Te pierwsze to plany strategiczne i operacyjne, natomiast plany różniące się czasem osiągnięcia rezultatu to plany długookresowe i krótkookresowe. Często myli się te dwa rodzaje planów i utożsamia plany strategiczne z planami długookresowymi. Jednak plan strategiczny - prowadzący do bardzo ważnego rezultatu – może być jednocześnie pierwszy z kolei do zrealizowania.

Natomiast plany niezbyt ważne z punktu widzenia planisty, a więc operacyjne, mogą być długookresowe, czyli rozpisane na wiele lat. Najczęściej jednak to co ważne, musi długo trwać – plan ukończenia dodatkowych studiów, kursu MBA lub zgromadzenia oszczędności niezbędnych do zakupu mieszkania będzie jednocześnie strategiczny i długookresowy.

Aby droga do celu – założony plan osiągnięcia jakiegoś rezultatu – była możliwa do zrealizowania, należy poprawnie określić oczekiwane efekty. Cel do osiągnięcia za pomocą planu musi być wyraźny. Do jego zdefiniowania można wykorzystać technikę "smart", co oznacza, że cel powinien być:

• specific – jasno określony, najlepiej jednym zdaniem,
• measurable – mierzalny (po to, by stwierdzić, w jakim stopniu go osiągnęliśmy), 
• achievable – osiągalny, ponieważ inaczej plan okaże się nierealny,
• related – powiązany z naszą misją życiową lub z misją firmy, 
• timed – mający datę osiągnięcia.

Zanim przystąpi się do planowania swojego rozwoju zawodowego, kampanii promocyjnej firmy czy akcji rekrutacyjnej na nowe stanowisko warto jeszcze przeprowadzić ocenę stanu istniejącego. A więc ustalić dostępność zasobów, takich jak czas, osoby, które mogą nam pomóc, wyposażenia technicznego naszego stanowiska pracy, urządzeń technicznych w firmie, wiedzy innych osób w dziedzinie, w której ma zostać ustalony plan.

Warto sięgnąć również do raportów i analiz podobnych działań przeprowadzonych już wcześniej w przedsiębiorstwie. Przygotowanie takich informacji nie zajmie zwykle zbyt wiele czasu, a pozwoli uniknąć sytuacji, w której będziemy wyważać dawno otwarte drzwi.

Do zapisywania planów w firmach używa się specjalnych arkuszy, wywodzących się jeszcze z początku XX wieku, a nazwanych od wynalazcy tej metody planami Gantt’a. Nowsze metody planowania, zwłaszcza skomplikowanych przedsięwzięć i projektów, wymyślone zostały przez ekonometryków i bazują na obliczeniach matematycznych – co i w jakim czasie uda się zrealizować.

Plan po to, by zmieniać?

Planowanie jest często traktowanie jak pisanie na wodzie – i tak pierwotny kształt zamierzeń nie dotrwa do końca ich realizacji. Choć w krajach południowych zwykło się mawiać, że plan jest po to, by go zmieniać, to jednak warto przestrzegać zasad, które pozwolą na sporządzanie planów realnych do osiągnięcia.

Po pierwsze, osoba mająca przed sobą skomplikowane i długotrwałe zadanie nie powinna unikać zaplanowania go w detalach.

Przyzwyczajenie do działania na oślep i do improwizacji wynika zwykle z dwóch powodów: albo w firmie nie przywiązuje się wagi do realnych planów podobnie do strażaka gasząc zaistniałe pożary, albo mamy wewnętrzne przekonanie, że tak świetnie panujemy nad naszymi zadaniami i że używanie choćby kalendarza jest czystą stratą czasu.

Oba podejścia powodują, że najczęściej trudne i złożone zadania wymykają się spod kontroli i nikt nad niczym nie panuje.

Po drugie, planowanie wymaga zwykle dobrego zarządzania czasem, a więc świadomości, które sprawy są ważne, a które pilne, wytrwałości w dążeniu do celu, wykonywania podobnych do siebie zadań blokowo bez niepotrzebnych przerw, koncentrowaniu się na pewnej ściśle określonej liczbie zadań.

Wreszcie planując zadania większej grupy osób w firmie – swojego działu, zespołu, filii – trzeba podzielić się wiedzą, uprawnieniami i efektami zrealizowanych planów. O taką umiejętność delegowania trudno nawet u doświadczonych menedżerów.

Po trzecie, aby plan nie był tylko zapisanymi marzeniami, należy stosować wypróbowane przez dziesięciolecia metody planowania.

Ich używanie w praktyce wymaga nieco wysiłku intelektualnego, ale – pozwoli w końcu dojść do celu.