Zarządzanie czasem nie jest łatwe, ale znajomość kilku metod i reguł może zaoszczędzić wiele cennych minut w ciągu dnia. Często planując zadania nie uwzględniamy wpływu naszych przyzwyczajeń, błędów w postrzeganiu rzeczywistości czy też własnej motywacji do wykonania zadań. Zapomina się również o sprawie najważniejszej: ustaleniu celu naszych działań.

Cele naszych działań mogą być różne – mówi Anna Ryszka, psycholog. – Każdy człowiek ma inną hierarchię potrzeb i wynikających z niej celów do osiągnięcia w przyszłości. Ważne jest, aby jasno sprecyzować swoje cele zawodowe i osobiste, ponieważ pozwala to zaoszczędzić wiele czasu. Znaczna część sukcesu to umiejętność planowania i dotrzymywania planu – przekonuje psycholog.

Specjaliści z zarządzania wskazują kilka metod, które warto stosować w wypełnianiu codziennych obowiązków i wykonywania powierzonych zadań.

Jedną z nich jest metoda macierzy zarządzania czasem. Zawiera ona cztery pola, które charakteryzują się dwoma kryteriami: ważnością i pilnością.

Stosując macierz zarządzania czasem w polu A należy wpisać zadania, które uważamy za pilne i ważne. To sprawy, które nie cierpią zwłoki, a nie zostały zakończone tylko z powodu naszej lekkomyślności. Musimy je wykonań samemu i to w jak najkrótszym czasie.

Żródło: Preston RS

Zadania A – powinniśmy zrobić jak najszybciej, bo są i pilne i ważne
Zadania B – powinniśmy się nad nimi zastanowić, pomyśleć, bo są ważne, ale nie są pilne
Zadania C – powinniśmy je szybko zlecić komuś innemu, bo są pilne, ale nie są ważne
Zadania D – nie powinniśmy o nich myśleć, należy je odrzucić, bo nie są ani pilne ani ważne

W polu B powinny znaleźć się sprawy, które nie wymagają natychmiastowego wykonania, ale są dla nas ważne i wpływają na naszą przyszłość. Mogą to być studia podyplomowe, kurs językowy czy też staż za granicą. Warto systematycznie poświęcać im trochę czasu, aby nie znalazły się w polu B, gdyż wówczas szansa powodzenia będzie już niewielka. Zadaniami z pola C nie warto sobie zaprzątać głowy – należy je zlecić podwładnemu lub koledze. Zadania niepilne i nieważne należy po prostu wyrzucić ze swojego harmonogramu.

Jednym z większych problemów menedżerów w zarządzaniu swoim czasem jest odkładanie spraw najważniejszych na potem – mówi Jan Mądry, prezes firmy Training Partners – dodatkowo mają oni trudności w delegowaniu spraw pilnych, ale nie wymagających ich osobistej obecności. Jeśli już nawet pokonają silne bariery psychiczne w delegowaniu uprawnień i obowiązków, mają często problemy z należytym sformułowaniem zadania oraz z egzekwowaniem wyników zleconej pracy – dodaje Jan Mądry.

Trzeba sobie zdawać sprawę, że w pracy często nie chodzi o zrealizowanie w pełni wszystkich zaplanowanych lub powierzonych zadań, ale o załatwienie spraw najważniejszych i osiągnięcie pozytywnych wyników. W praktyce wiele wykonywanych przez nas czynności nie ma żadnych pozytywnych konsekwencji w przyszłości. Zawsze radzę menedżerom, aby podejmując się jakiegoś zadania zadawali sobie pytanie: czy to, co zamierzam robić przybliża mnie do celu, który założyłem – mówi Anna Ryszka. – Warto także, kiedy już złożyliśmy jakieś zobowiązanie, zadać sobie pytanie: czy gdybym wiedział to, co wiem teraz, podjąłbym tą samą decyzję? W ten sposób unikamy bardzo negatywnej konsekwencji wstecz.

Specjaliści radzą, aby przy doborze zadań kierować się zasadą Pareto. Mówi ona, że 20% czasu naszej pracy przyczynia się do aż 80% wszystkich efektów, a pozostałe 80% czasu daje tylko 20% wyników. Oznacza to, że aż 80% spraw, którymi się zajmujemy, to sprawy małej wagi i niewiele przybliżające nas do obranego celu.

Aby zaoszczędzić jak najwięcej czasu, warto stosować kilka zasad ułatwiających planowanie i wykonywanie zadań. Są to:

1. Określ ramy czasowe zadania, ponieważ zadanie bez wyznaczonego czasu wykonania trwa nieskończenie długo. 
2. Wyznacz ostateczny termin zadania, ale pamiętaj, że jeśli pierwszy raz podejmujesz się je wykonać, warto zostawić sobie niewielki zapas czasu na rozwiązanie niespodziewanych trudności. 
3. Jeśli nie zmieścisz się w wyznaczonym terminie, wyznacz realny czas na dokończenie czynności. Często nasze niepowodzenia wynikają nie z błędów w planowaniu, ale z błędów w realizacji naszych zamierzeń. Dodatkowo człowiek ma naturalną tendencję uznawania zadań rozpoczętych za już zakończone. 
4. Jeśli uda ci się dotrzymać planu, ufunduj sobie nagrodę. 
5. Planuj szczegółowo i pamiętaj, że nieprawdą jest, że droga nie trwa. Najczęściej do pracy spóźniają się osoby, które mieszkają w sąsiednim budynku. 
6. Zadania planuj blokowo, ponieważ dwa podobne zadania wykonywane razem trwają krócej, niż przedzielone dłuższą przerwą. 
7. Koncentruj się na ograniczonej liczbie zadań, ponieważ nie zawsze sprawdza się powiedzenie, że jeśli chcesz robić biegle, rób równolegle. 
8. Ćwicz zlecanie zadań pilnych i nieważnych, ale unikaj wydawania poleceń. 
9. Unikaj niepotrzebnych spotkań, telefonów i e-maili. W czasie pracy wyłącz telewizor, schowaj głęboko dzisiejszą prasę oraz wyjmij wtyczkę kabla z podłączeniem do internetu. 
10.  Uporządkuj swoje otoczenie, ale nie bądź biurokratą.

Pamiętaj!

raz na rok:

- ustal z szefem rezultaty, jakie powinieneś osiągnąć,
- uzgodnij obowiązki ze swoimi podwładnymi,
- przeanalizuj zakres swojej pracy,

raz na pół roku:

- oceń postępy ze swoim szefem i podwładnymi,
- jeśli jest taka potrzeba, skoryguj cele,

co miesiąc:

- określ kluczowe obszary,
- określ szczegółowe zadania i umieść je w czasie,

co tydzień:

- wykonaj zadania niedokończone z poprzedniego tygodnia,
- pozostaw sobie trochę czasu na nieprzewidziane wydarzenia,
- zaplanuj dzień następny,

codziennie:

- przejrzyj terminarz spotkań,
- przygotuj wykaz spraw do załatwienia,
- zaplanuj zlecanie zadań i załatwienie spraw nieformalnych.