Pomocne może być kilka wskazówek, które pasują do każdej firmy czy instytucji. Ich stosowanie pozwoli zaoszczędzić czas, a samo zebranie będzie bardziej efektywne.

Krok pierwszy - ustal jasny cel zebrania

Cotygodniowe spotkania w dziale firmy, wielogodzinne narady nad realizowanym projektem czy imprezy okolicznościowe mogą być albo wpisane w kalendarz na stałe albo zwoływane od czasu do czasu. Niezależnie od tego: zanim powiadomisz o zebraniu współpracowników lub podwładnych, ustal jasny cel spotkania. Nawet jeśli wydaje Ci się, że wszyscy uczestnicy go znają, na miejscu okaże się, że kilka osób będzie nieprzygotowanych.

Niezależnie od specyfiki firmy wszystkie zebrania mogą mieć jeden z pięciu głównych celów:

• poinformowanie pracowników o zmianach, działaniach i decyzjach przełożonych, 
• omówienie problemu lub przekazań zadań do wykonania,
• wspólne podjęcie ważnej decyzji,
• przeszkolenie pracowników,
• zintegrowanie załogi lub uczczenie jakiegoś święta.

Które ze spotkań najczęściej przygotowujesz lub w nim uczestniczysz?

Krok drugi – niech wszyscy wiedzą wszystko

Jeśli organizujesz zebranie, przygotuj listę uczestników, ustal miejsce, termin i czas trwania spotkania, wypisz w punktach, o czym chcesz powiadomić zebranych lub jakie informacje mają oni zaprezentować. Wszystko to wyślij im kilka dni wcześniej e-mailem lub zamieść na tablicy ogłoszeń. Łatwo będzie wówczas wyłowić osoby, które się do spotkania nie przygotowały. Wypisanie najważniejszych spraw przed zebraniem może zając organizatorowi trochę czasu, ale korzyści z tego mogą być znaczące.

Załóżmy, że zebranie trwa tylko godzinę i weźmie w nim udział osiem osób. Jeśli z powodu braku przygotowania nic z niego nie wyniknie, strata czasu z tym związana będzie taka sama, jakby jednemu z uczestników kazać siedzieć przez cały dzień bezczynnie. A jeśli takie bezowocne narady odbywają się co tydzień i trwają kilka godzin? Co, jeśli bierze w nich udział więcej osób? Straty dla firmy są łatwe do oszacowania.

Krok trzeci - niech gwiazda poprowadzi show

Jeśli sama myśl o wystąpieniu przed kilkuosobowym audytorium powoduje u ciebie ból głowy, może warto pomyśleć, czy nie mógłby cię ktoś zastąpić. Nie chodzi tu o całkowite wyjście z roli gospodarza spotkania, ale o wyznaczenie moderatora, który poprowadziłby dyskusję.

Aby zebranie nie było okazją dla uczestników do przeglądnięcia korespondencji, rozmyślań, który samochód wybrać albo gdzie umówić się wieczorem z narzeczoną, potrzebne są umiejętności prezenterskie.

Zabawna anegdota, barwne rozpoczęcie i zwięzłe podsumowanie, praktyczne przykłady, a także reagowanie na zachowanie uczestników pomogą skupić ich uwagę na celu spotkania. Nie chodzi tu oczywiście o show na miarę Kuby Wojewódzkiego, ale trochę nietypowych sytuacji i uwag spowoduje, że spotkanie zostanie zapamiętane, a uczestnicy nie będą się nudzić.

Krok czwarty - pozwól na wymianę poglądów

Co stanie się w przypadku, gdy w zebraniu weźmie udział prezes zarządu i praktykant – osoby z najwyższego i najniższego miejsca w hierarchii firmy? Albo nikt nic nie powie, albo prezes będzie miał zawsze rację. Unikaj takich sytuacji.

Najlepiej rozmawia się w gronie osób na zbliżonych stanowiskami. Należy jednak zadbać, by w omawianej sprawie wypowiedziały się osoby z różnych działów lub nawet osoby nie mające nic wspólnego z tematem. Największe wynalazki w historii ludzkości zostały zainspirowane przez dyletantów, profesjonaliści zrobili całą resztę.

Choć wymiana poglądów może być pożyteczna, to należy być czułym na sygnały o konfliktach pomiędzy uczestnikami spotkania. Gdy prowadzący nie panuje nad dyskusją, to sprawy drugorzędne zaczynają dominować nad tematem głównym. Zwykle wówczas dyskutują dwie lub trzy osoby, reszta się po prostu nudzi.

Krok piąty - co pani o tym sądzi?

W czasie zebrania zwłaszcza w większym gronie znajdą się osoby niezbyt zainteresowane tematem. Jeśli nie mają żadnych swoich spraw, zaczną rozmawiać z sąsiadami albo wychodzić na papierosa.

Dlatego, aby zakończyć zebranie jak najszybciej – każdą minutę zwłoki pomnóż przez ilość osób – należy starać się ich w jak największym stopniu włączyć do dyskusji, choćby zwykłym pytaniem: "A co pani o tym sądzi?".

Standardem powinno być wyłączenie telefonów komórkowych i umowa, że w czasie spotkania nikt nie wychodzi z sali, chyba, że sprawa jest rzeczywiście pilna i firma albo zdrowie uczestnika tego wymaga.

Krok szósty - zapisz wnioski

Jeśli po zebraniu uczestnicy mają wiedzieć więcej niż przed nim, a nowe obowiązki stać się dla nich jasne, warto stosować zasadę dobrze znaną nauczycielom – powiedz, o czym będziesz mówić, powiedz, co masz do powiedzenia i powiedz, o czym powiedziałeś.

Dobre podsumowanie spotkania to podstawa tego, by uczestnicy czuli, że spędzenie wspólnie czasu miało sens. Czasami warto wnioski wynikające z dyskusji zapisać i rozesłać uczestnikom po naradzie. Można też wyznaczyć kogoś, kto sporządziłby notatkę przydatną w razie ewentualnych nieporozumień w przyszłości.

Krok siódmy - walcz z nudą, stresem i skracaj czas zebrania

Są trzy powody, dla których ludzie starają się unikać zebrań. Po pierwsze nuda, po drugie stres związany z wystąpieniami na forum i po trzecie – brak czasu.

Jeśli zebranie ma być efektywną formą kontaktu z innymi pracownikami firmy, miejscem uzgodnień i wymiany poglądów, warto postarać się o to, aby nie było ani nudne, ani nie zabierało zbyt wiele czasu.

Osobom, które boją się wypowiadać publicznie można udostępnić rzutnik lub pozwolić przesłać wstępne informacje przed spotkaniem.

Efektywne zebranie to czas, na który większość uczestników czeka, i po którym ma poczucie, że sprawy rzeczywiście idą do przodu.