Skuteczne wystąpienie publiczne musi być przede wszystkim dobrze przygotowane pod względem merytorycznym. Warto pamiętać, że ludzie z trudem skupiają się na słowie mówionym. Aby wysłuchali monologu z uwagą, trzeba go precyzyjnie skonstruować.

Przed wystąpieniem należy dokładnie zapoznać się z tematem. Jeśli ma to być omówienie wyników firmy za zeszły rok albo danych dotyczących konkurencji, rzetelne przestudiowanie posiadanych informacji pozwoli odpowiedzieć na trudne pytania uczestników spotkania.

Przed wystąpieniem warto zastanowić się, kim będą słuchacze. Jednak banalne z pozoru pytanie nie ma prostej odpowiedzi. Naszym audytorium może być zarząd firmy, podwładni albo zupełnie przypadkowe osoby. Jaką mają wiedzę na prezentowany temat? Czy zrozumieją naukowe albo branżowe wywody, a może potrzebują tylko klarownych wniosków z danej dziedziny? Ilu ich będzie – warto pamiętać, że stopień zrozumienia słowa mówionego przez słuchaczy jest odwrotnie proporcjonalny do wielkości audytorium – oraz jak dużo czasu mogą poświęcić osobie prezentującej?

Słowo mówione różni się znacznie od pisanego. Dlatego najnudniejsze wystąpienie, jakie można zaplanować, to odczytanie z kartki tekstu naukowego albo fragmentu strategii firmy. Jeśli jeszcze dodamy do tego dane liczbowe wynikające z badań socjologicznych, kwoty wydane w czasie ostatniego projektu albo parametry techniczne skomplikowanego urządzenia, możemy być pewni, że nasze wystąpienie będzie zapamiętane – tak długo i nudno jeszcze nie mówił nikt.

Słowo mówione to krótkie zdania, minimum liczb i maksimum praktycznych i sugestywnych przykładów.

Zaplanowanie wystąpienia nie jest trudne. Jak w szkolnym wypracowaniu musi być wstęp, środek i zakończenie. Żelazną zasadą jest: "na początku powiedz, co chcesz powiedzieć, potem powiedz to, a na końcu powiedz, co powiedziałeś".

Takie przedstawienie sprawy ma kilka zalet. Po pierwsze przygotowuje słuchacza na to, co będzie się działo – jeśli musi wyjść albo chce zająć się czymś innym, wie kiedy będzie mowa o tym, co go interesuje. Po drugie, pozwala uczestnikom lepiej zapamiętać treść prezentacji. Po trzecie – jeśli prezenter nie ma zbyt wiele do powiedzenia, a ważny jest czas wypowiedzi, można w ten sposób manipulować długością wystąpienia.

Technika ważniejsza niż argumenty

W czasie wystąpienia ważniejsza od treści jest forma przekazu. Nie chodzi tu tylko o to, aby mówić płynnie, z gramatyczną poprawnością używając właściwych wyrazów do nazywania właściwych rzeczy.

Poprawne wysławianie się to największe marzenie każdego mówcy i choć można je doskonalić, jest raczej kwestią talentu niż umiejętności. Jednak nawet osoba o przeciętnych umiejętnościach językowych może wywrzeć pozytywne wrażenie na słuchaczach.

Warto pamiętać, że mówca przekazuje wiedzę na dany temat nie tylko słowem, ale i ciałem. Wynika to stąd, że uczestnicy spotkania mogą reprezentować jeden z trzech rodzajów odbiorców: słuchowców, wzrokowców lub kinestetyków.

Jeśli publiczność liczy więcej niż kilka osób, możemy być pewni, że znajdą się wśród niej osoby z każdej z tych grup.

Słuchowcy skupiają uwagę na dźwiękach i łatwo wychwycą zbyt szybki oddech mówiącego lub szuranie sprzętami, niż to, co robił w tym czasie prezenter.

Pozwól dotknąć

Kinestetycy potrzebują potwierdzenia za pomocą zmysłu dotyku, że mówca rację. Warto pozwolić im na dotknięcie prezentowanego urządzenia czy przedmiotu, a jeśli to niemożliwe, używać słów oznaczających czucie, smak czy węch. Po prezentacji pewnie podejdą do nas i poklepią po ramieniu albo wezmą do ręki pisak, którym rysowaliśmy rozwiązanie problemu.

Większość ludzi jest jednak wzrokowcami i dlatego wygląd zewnętrzny – ubiór, uczesanie i przyjęta postawa ciała - musi być adekwatny do prezentacji. Ręce, oczy, nogi i biodra znaczą często dla takich osób więcej, niż słowa.

Jeśli ma to być wystąpienie przed znakomitym audytorium z okazji rocznicy założenia firmy albo otwarcia nowego oddziału, mowa ciała powinna wyrażać powagę i szacunek. Jeśli są to urodziny kolegi, można pozwolić sobie na odrobinę luzu i dowcip wykraczający poza ramy salonowej estetyki.

Ponieważ często nie wiemy, jaki typ odbiorców będą reprezentować nasi słuchacze, należy zadbać o to, by te same treści wyrażać w różny sposób. Aby zainteresować wzrokowców warto przygotować prezentację na foliach lub w programie komputerowym.

Słuchowcy natomiast lepiej zapamiętają anegdoty i dowcipne dygresje, niż wykres przedstawiony na ekranie.

Kinestetykom najtrudniej zapewnić poprawny odbiór wystąpienia, ale jeśli jest możliwość, należy dać im do ręki omawiany model produktu albo próbkę materiału, z którego ma być wykonany.

Na efekt, jaki wywrze mówca na audytorium, ma wpływ także to, czy umie zapanować nad tremą. Stres przed wystąpieniem przeżywa nawet wieloletni wykładowca, komik czy wokalista. Chodzi jednak o to, by zamienić paraliżujący strach na dopingujące podniecenie.

Przed wygłoszeniem mowy należy wziąć kilka głębokich oddechów, pomyśleć o czymś przyjemnym i rozluźniającym oraz zdać sobie sprawę, że odbiorcy to przyjaciele, a nie wrogowie mówiącego. W skrajnym stresie można dodać sobie otuchy myślą, że przecież kiedyś wystąpienie się skończy.

Nawet, jeśli nie uda się opanować stresu, za wszelką cenę nie należy przyspieszać wypowiedzi. Im wolniej mówimy, tym mamy więcej czasu na przyjrzenie się reakcji słuchaczy, tym lepiej możemy dobierać słowa i panować nad gestykulacją.

Negatywny stres każe się spieszyć, ale to powoduje błędy w wysławianiu się, luki w pamięci i nieregularny oddech. Uczestnicy spotkania z pewnością odbiorą to jako brak profesjonalizmu i wcześniej czy później przestaną słuchać.

Aby zapewnić dobry kontakt z salą warto podzielić ją sobie w myślach na cztery części i po kolei kierować się bezpośrednio do każdej części widowni. Wówczas nikt nie poczuje się pominięty, a mówca nie będzie postrzegany jako natręt wpatrujący się w cały czas w tylko jedną osobę.

Ponieważ koniec wieńczy dzieło, na podsumowanie warto pozostawić sobie jakąś zabawną historię lub pozytywne wnioski. Ich pozytywny wydźwięk będzie kojarzony z osobą prezentera i zostanie na pewno zapamiętany.