Jak efektywnie prowadzić spotkania?

Powiedzenie, że diabeł tkwi w szczegółach dotyczy także organizacji firmowych spotkań. Zanim zadecydujemy się na zorganizowanie jednego z nich, warto przemyśleć wszystkie związane z nim tematy, by uniknąć później poczucia zmarnowanego czasu. A przede zastanowić się, czy faktycznie planowane zebranie jest… niezbędne. Warto je zwołać wtedy, gdy mamy do przedyskutowania wyjątkowo ważny temat lub trzeba omówić istotny dla firmy projekt. W innych przypadkach lepiej rozesłać do zainteresowanych maila informacyjnego lub spotkać się z nimi indywidualnie na krótkie rozmowy.

Jeśli jednak uważamy, że spotkanie jest w aktualnej chwili najlepszym sposobem działania, zaplanujmy je dokładnie.

Przygotowania, czyli klucz do sukcesu

Prace nad każdym udanym spotkaniem powinny mieć swoje początki na kilka tygodni przed jego wyznaczoną datą. To z takim wyprzedzeniem powinniśmy:

• zadecydować, kogo na nie zaprosimy - powinny to być wyłącznie osoby związane z omawianą kwestią i te, które są niezbędne do jej skutecznej realizacji,
• wybrać termin - pamiętajmy, aby nie umawiać spotkania w czasie, kiedy prawdopodobne będą liczne urlopy,
• jasno określmy cel i temat zabrania - każdy jego uczestnik powinien po przeczytaniu wysłanego zaproszenia wiedzieć czemu będzie ono poświęcone i jaki powinien być jego efekt,
• wyznaczyć zadania - nie powinna zaistnieć sytuacja, gdy na spotkaniu pojawi się osoba nieprzygotowana, zatem wyznaczmy innym zakresy tematyczne, które powinni opracować i zaprezentować pozostałym uczestnikom,
• zorganizować miejsce spotkania - czyli zarezerwować salę, zadbać o materiały prezentacyjne, zamówić napoje odświeżające oraz ewentualny catering, a także pamiętać o tym, aby przyjezdni uczestnicy mieli gdzie zaparkować,
• poinformować innych o jego porze rozpoczęcia oraz przewidywanym czasie trwania.

Udany przebieg spotkania

Spotkanie rozpocznijmy o zaplanowanej porze. Czekanie na spóźnialskich będzie dla nich jasnym sygnałem, że akceptujemy takie zachowanie. A konieczność wejścia na zebranie w czasie jego trwania jest dla większości osób na tyle krępująca, że skłoni je do dbałości o zachowywanie punktualności.

Na początku należy przywitać wszystkich oraz przedstawić osoby, które mogą się wzajemnie nie znać. Od razu poprośmy też o wyłączenie telefonów komórkowych oraz o nieopuszczanie sali poza wyjątkowo pilnymi sytuacjami. Rozdajmy materiały informacyjne oraz przypomnijmy w kilku słowach, w jakim celu zostało zwołane spotkanie i przedstawmy jego przebieg. Agenda powinna być również spisana na tablicy lub wydrukowana w rozdawanych materiałach, aby cały przez cały czas była widoczna dla uczestników. Przypomnijmy też dla porządku, ile będzie trwało spotkanie. Co ważne, naszą rolą jest nie tylko przygotowanie i rozpoczęcie spotkania, ale także kierowanie jego przebiegiem!

Co zrobić, gdy wiemy, że w spotkaniu będą uczestniczyły zarówno osoby gadatliwe, które lubią zabierać innym głos oraz pasywni uczestnicy, którzy sprawiają zazwyczaj wrażenie znudzonych? Powierzmy prowadzenie notatek ze spotkania osobie, która pozostaje zazwyczaj bierna - skłoni ją to do uważnego słuchania innych. Nie pozwólmy też, aby "gwiazdy" zdominowały dyskusję. Dobrym wyjściem w podobnej sytuacji będzie stwierdzenie, ze chcemy poznać opinie wszystkich uczestników, także tych mniej aktywnych w dyskusji. Jeśli zauważymy, że ktoś nie odzywa się w ogóle - poprośmy go o zaprezentowanie własnego punktu widzenia.

Pilnujmy porządku spotkania. Naszym celem będzie wyłącznie omówienie zaplanowanych w agendzie punktów, zatem, gdy zauważymy, ze dyskusja zaczyna schodzić na tematy poboczne, reagujmy natychmiastowo. Jeśli będzie to ważny dla uczestników temat, to zapiszmy go i ustalmy wspólnie, w jakim terminie się nim zajmiemy. Nie pozwalajmy, by spotkanie stało się dla niektórych okazją do wyżalenia się lub do chwalenia się przed innymi swoimi wynikami.

Przygotujmy kontrargumenty. Nie pozwalajmy, aby dyskusja toczyła się jednotorowo. Jeśli zabraknie twórczej krytyki przygotujmy swoje pytania do dyskutantów, które zmuszą ich do spojrzenia na omawiany problem z innej perspektywy.
Nie bójmy się też konfliktów. Spory są nieodłącznym elementem twórczej dyskusji, oczywiście w granicy określonej zasadami wymiany argumentów, bez schodzenia na kwestie personalne lub obraźliwe dla innych.

A przez cały czas przebiegu spotkania, pamiętajmy, co jest jego celem. Jeśli spotkaliśmy się, aby omówić problem i znaleźć jego rozwiązanie, to musimy tak kierować dyskusją, aby osiągnąć porozumienie lub gdy jest ono niemożliwe - by powstała lista możliwych rozwiązań wraz z ich konsekwencjami. Dajmy wtedy czas zespołowi na ich przemyślenie i umówmy się na podsumowanie tematu w innym terminie. Jeśli spotkanie miało cel informacyjno-edukacyjny, musimy zadbać o to, aby wszystkie osoby zdobyły te dane, jakie na chwilowym etapie są im konieczne i aby wiedziały, jaki będzie dalszy tok spraw.

Zakończenie, czyli mocny punkt

Spotkanie zakończmy o zaplanowanej porze. Nie powinno ono trwać więcej, niż 10 minut poza zaplanowany czas. Jeśli nie udało się z jakiegoś powodu omówić wszystkich tematów, to przeprośmy za to jego uczestników i ustalmy z nimi termin kontynuacji zebrania.

Zawsze na koniec podsumujmy całość dyskusji - wszystkie jej istotne elementy powinny zostać przez nas wypunktowane wraz z wybranym przez uczestników rozwiązaniem sytuacji. Ważne jest też rozdzielenie zadań, czyli to, co zrobimy z ustaleniami ze spotkania. Od razu przydzielmy poszczególne kwestie odpowiednim osobom, wskazując czas, w jakim powinny one zostać przygotowane.

Aby wszyscy pamiętali o wzajemnych ustaleniach, wyślijmy po zakończeniu spotkania maila informacyjnego. Niech będzie on krótki i klarowny, najlepiej zapisany w powstać punktów.

Dajmy też innym możliwość feedbacku, poinformujmy w jakim terminie czekamy na opinie dotyczące omawianych kwestii lub wypracowanych rozwiązań. Dzięki temu stworzymy we wszystkich poczucie odpowiedzialności za końcowy efekt rozmów.

Zaprezentowane wskazówki to sposoby dzięki którym możemy zarówno poprowadzić spotkanie specjalistów w swoim dziale, ale też zorganizować spotkanie zarządu lub grupy roboczej, składającej się z pracowników różnego szczebla. Pamiętajmy jednak, że im bardziej jednorodna jest grupa, tym większa szansa na rzeczową dyskusję. Dla większości z nas rozmowa z osobą zajmującą wyższe stanowisko wyklucza możliwość skrytykowana jej pomysłów. Stres i strach przed konsekwencjami przedstawienia swoich opinii, sprawiają, że lepiej nie zapraszać prezesa na spotkania zespołu specjalistów i nie łączyć w jednej grupie stażysty z doświadczonym managerem.

Mimo tego warto postawić na różnorodność doświadczeń i punktów widzenia i zawsze zapraszać na spotkania także te osoby, które mogą przeszkadzać w późniejszej realizacji wypracowanych rozwiązań. Zaangażowanie ich w proces decyzyjny zdecydowanie ułatwi współpracę.

Udane spotkanie to takie, po którym żaden z uczestników nie ma poczucia zmarnowanego czasu. Nawet, jeśli nie od razu uda nam się osiągnąć taki efekt, warto próbować, ponieważ umiejętność organizacji spotkań to jeden z atutów dobrego managera.