Menedżer projektu

Zarządzanie projektem było często kojarzone z oddelegowaniem menedżera funkcyjnego do zrealizowania jakiegoś szczególnego i ważnego dla firmy zadania. Zadanie to miało trwać tylko pewien czas, po którym menedżer znów mógłby zająć się sprawami firmy w swoim dziale. Takie postrzeganie menedżera projektu wynikało z faktu, że jeszcze do niedawna ludzie stawali się koordynatorami projektu w sposób dość przypadkowy. Najczęściej chwilowo przydzielano im dodatkowe obowiązki. Jednocześnie wiedzy o realizowaniu projektów nie zdobywa się poprzez systematyczną edukację, ale raczej metodą zawodowych doświadczeń lub specjalistycznych szkoleń. Menedżerowie projektu tak naprawdę uczą się zarządzania projektem uczestnicząc w nim aktywnie.

Wzrost znaczenia projektów w zarządzaniu przedsiębiorstwem w ostatnich dziesięciu latach spowodował tworzenie się na rynku pracy nowej profesji – menedżera projektu. Jego sylwetka skupia w sobie wiele cech należących do tej pory do elity zawodowej, ludzi o szerokich horyzontach myślowych i wykazujący się dojrzałą osobowością. Menedżer projektu powinien posiadać umiejętność planowania, przewodzenia i organizowania pracy zespołu, wszechstronnego postrzegania sytuacji firmy i dziedziny, w której realizuje projekt. W praktyce często takie przekonanie nie znajduje wielu zwolenników. Bywa, że do realizacji projektu poszukuje się specjalistów z dziedziny, której ten projekt dotyczy - inżynier zostaje szefem wdrożenia nowej linii produkcyjnej, specjalista ds. personalnych jest odpowiedzialny za stworzenie polityki kadrowej firmy, a farmaceuta zarządza projektem wprowadzenia nowego leku na rynek.

Stworzyć zespół

Niezależnie od tego, czy menedżer realizuje projekt w dziedzinie, w której jest specjalistą, czy też zupełnie innej, musi zadbać o autorytet wśród członków swojego zespołu. Osoby wchodzące w skład zespołu projektowego bardzo często nie znają się, mają różne wykształcenie, a nawet nie zawsze pracują na stałe w firmie lub organizacji realizującej projekt. Dla menedżera projektu ważniejszy niż dla menedżera funkcyjnego jest autorytet oparty na wiedzy i zaufaniu członków zespołu.

Wiedzę oraz umiejętności z zarządzania projektem dzieli się na dziewięć obszarów:

• integracja zadań, czyli całościowe spojrzenie na projekt i uwzględnienie wszystkich możliwych czynności z nim związanych,
• zarządzanie zakresem zadań, co w praktyce oznacza umiejętność delegowania zadań i ustalania wzorców ich wykonania,
• zarządzanie czasem swoim i podwładnych, uznawane za jedną z ważniejszych umiejętności menedżera projektu,
• zarządzanie zaopatrzeniem, czyli podejmowanie decyzji w sprawach zakupów nowych urządzeń i wyszukiwania okazji wśród ofert dostawców,
• zarządzanie zasobami ludzkimi, a więc umiejętności budowania zespołu projektowego oraz sprawowania funkcji lidera tego zespołu,
• komunikacja międzyludzka,
• dbanie o jakość wykonania zadań projektowych,
• zarządzanie kosztami projektu,
• ocena ryzyka towarzyszącego realizacji projektu.

Sprawdź oferty pracy dla Menedżera projektu

Jedną z najwyżej cenionych umiejętności menedżera jest zarządzenie czasem swoim i zespołu. Potrzeba dużych doświadczeń w wyznaczaniu priorytetów, rozpoznawaniu zadań ważnych i pilnych oraz delegowaniu uprawnień wynika z ograniczenia trwania projektu w czasie. Inaczej niż w przypadku zwykłych działań operacyjnych firmy projekt musi być zrealizowany i zakończony w konkretnym terminie, co narzuca managerowi projektu ciągłe doskonalenie struktury czynności, szacowanie ich długości w czasie, ustalanie powiązań między zadaniami i podejmowanie decyzji, które z nich są naprawdę ważne. Istnieje kilka metod racjonalnego planowania zadań w projekcie. Najbardziej popularnymi metoda jest wykres Gantt’a i metoda ścieżki krytycznej. Wykres Gantt’a pokazuje czasy trwania niezbędnych zadań projektu realizowanych przez poszczególnych członków zespołu projektowego. Zadania na wykresie mają ściśle ustalony w czasie początek i koniec. Każdy z członków zespołu może sprawdzić, czym zajmuje się jego kolega oraz jak jego zadanie jest powiązane z innymi czynnościami. Metoda ścieżki krytycznej pozwala natomiast na ustalenie, które z zadań nie mogą być w żadnym wypadku przedłużone. W przeciwnym wypadku projekt nie zostanie zrealizowany na czas.

Zostań liderem

Drugą umiejętnością, która jest szczególnie ceniona u menedżerów projektu, to zarządzanie zespołem. Menedżer projektu musi najczęściej zbudować zespół projektowy, określić role zespołowe oraz zakres odpowiedzialności, a w czasie realizacji projektu motywować zespół do wspólnego wysiłku. Często na tym etapie menedżer projektu przekształca się w lidera, który powinien skupić się na wzbudzeniu w swych pracownikach entuzjazmu i zaangażowania. Musi umieć dostosować się do sytuacji i mieć plan rozwiązania konfliktów, które mogą powstać w zespole lub miedzy zespołem, a resztą firmy. Równie ważne w realizowaniu projektu jest umiejętne zarządzanie jego kosztami. Jak podaje Standish Group International koszty projektów przekraczane są średnio aż o 89%. Aby nie znaleźć się w tej statystyce, niezbędna jest znajomość zasad controllingu, planowania budżetu i księgowania.

Projekty nie zawsze kończą się sukcesem, a część z nich jeszcze w czasie planowania jest zaniechana. Członkowie Stowarzyszenia Project Management Polska oceniają, że główne przyczyny niepowodzeń w zarządzaniu projektem to źle zdefiniowane cele projektu, niedokładne oszacowanie czasu trwania i kosztów realizacji projektu, brak odpowiedniej koordynacji prac zespołu projektowego, a także brak kontroli przebiegu poszczególnych zadań projektowych. Kluczem do efektywnego zarządzania projektem są specjalistyczne szkolenia menedżerskie, obejmujące nie tylko metody planowania czy budżetowania, ale także miękkie techniki zarządzania. Najbardziej zarządzania projektem warto uczyć się realizując projekt w praktyce.

Sprawdź oferty pracy dla Menedżera projektu