Negocjacje budżetowe

Pod koniec roku finansowego Twoja szefowa zdała sobie sprawę, że w bieżącym roku do wykorzystania pozostaje ok. 80 tys. zł. Zleciła Tobie i innym kierownikom firmy przygotowanie propozycji wykorzystania tych pieniędzy tak, by skorzystali z nich wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa – multipleksu kinowego. Każdy z kierowników poszczególnych działów miał za zadanie zasięgnąć opinii swoich podwładnych, którzy mogąc uczestniczyć w podejmowaniu decyzji poczuli się wyróżnieni. Każdy kierownik stworzył wstępną kalkulację kosztów realizacji ich projektów. Pracownicy wszystkich działów mają nadzieję, że to ich propozycja zostanie zaakceptowana przez kierownictwo. Decyzję mają podjąć kierownicy poszczególnych działów w drodze konsultacji.

Twoim zadaniem jest wcielenie się w rolę jednego z kierowników, przedyskutowanie z innymi kierownikami przedstawianych propozycji i podjęcie ostatecznej decyzji odnośnie projektu, na który wykorzystana zostanie nadwyżka w budżecie.

Kierownik 1

Pracownicy Twojego działu są zdania, że pieniądze należy przeznaczyć na renowację sal kinowych i toalet dla widzów. Ich zdaniem w ten sposób kompleks będzie mógł konkurować z coraz nowocześniejszymi kinami powstającymi w mieście.

Nowe obicia na fotelach kinowych – 42 tys. zł
Remont sal kinowych – nowy wystrój – 20 tys. zł
Poprawa stanu sanitarnego i technicznego toalet – 18 tys. zł

Sugestie pracowników uważasz za słuszne i z pełnym przekonaniem zamierzasz wystąpić w roli ich rzecznika na forum grupy.

Kierownik 2

Personel niemal jednogłośnie orzekł, że nadwyżka środków powinna zostać rozdystrybuowana między pracowników, którzy przecież przyczynili się do jej powstania. Pracownicy zaproponowali przyznanie każdemu premii pieniężnej proporcjonalnie do wysokości wynagrodzenia – średnio ok. 1,7 tys. zł.

Wiesz, że pracownicy Twojego działu zawsze byli zwolennikami pracowniczego udziału w zyskach firmy i zamierzasz poprzeć ich w podjętej decyzji. Wiesz, że rozdział zysków sprawi, że poczują się docenieni i zmotywowani do pracy.

Wiesz jednak, że decyzja o wdrożeniu tego pomysłu będzie wymagała przemyślanego działania, by uniknąć w przyszłości roszczeniowego podejścia pracowników i żądań przeznaczania wszelkich dodatkowych zysków na premie pracownicze.

Kierownik 3

Twój dział zdecydował, że działalność całej firmy znacznie usprawniłoby zakupienie i wdrożenie oprogramowania do elektronicznej rezerwacji biletów. Zdaniem pracowników taka inwestycja:

• pozwoli na usprawnienie pracy osób obsługujących klientów
• umożliwi sprawniejsze planowanie seansów
• usprawni sporządzanie raportów, sprawozdań i prezentacji dla działu marketingu, co do tej pory wymagało olbrzymiej ilości powtarzalnej pracy
• możliwość elektronicznej rezerwacji będzie stanowić element przewagi konkurencyjnej i może przyczynić się do przyciągnięcia większej ilości widzów

Koszt zakupu i wdrożenia oprogramowania to około 53 tys. zł. Popierasz tę inicjatywę, która przyczyni się do poprawy nie tylko jakości pracy, ale i postrzegania całej firmy przez klientów.

Masz jednocześnie świadomość, że taka inwestycja będzie wiązała się z regularnymi kosztami związanymi z serwisem i uaktualnianiem Oprogramowania. Trzeba także zarezerwować środki na wyszkolenie personelu w korzystaniu z oprogramowania.

Kierownik 4

Twój dział, odpowiedzialny za promocję firmy, zaproponował przeznaczenie pieniędzy na udział w szkoleniu dotyczącym event managementu. To cykl 15 profesjonalnych sesji w renomowanej instytucji szkoleniowej.

Szkolenia przeznaczone są dla wyższej i średniej kadry kierowniczej, która z kolei zobowiązałaby się do przekazania zdobytej wiedzy pracownikom niższego szczebla. Ok. 70% Twoich pracowników jest zainteresowanych wzięciem udziału w szkoleniu, które ich zdaniem:

• pomoże wypromować kompleks w mieście
• wpłynie na przyciągnięcie nowych klientów, a tym samym wzrost zysków
• wpłynie na zbudowanie nowego wizerunku kompleksu

Koszt uczestnictwa jednej osoby w szkoleniu to 5 tys. zł. Popierasz ten pomysł, ale jednocześnie zdajesz sobie sprawę, że korzyści będą odczuwalne dla wszystkich pracowników w dłuższej perspektywie czasu. Na razie realną korzyść odczują uczestnicy szkolenia – musisz więc dobrze uargumentować decyzję działu.

Zakończenie

Po zakończeniu zadania – przedyskutowaniu wszystkich propozycji i ustaleniu ostatecznego rozwiązania – przygotuj raport na podstawie poniższych punktów:

1. Podsumuj główne zagadnienia, nad którymi dyskutowano podczas spotkania.
2. Jakie zapadły postanowienia odnośnie wykorzystania rezerwy budżetowej?
3. Jaka jest twoja opinia na temat wniosków, które wyciągnięto na spotkaniu?
4. W jaki sposób przekażesz postanowienia pracownikom Twojego działu?