Jesteś prezesem firmy Signfloor zajmującej się produkcją, dystrybucją i sprzedażą dywanów i wykładzin. Poniżej znajdziesz informacje na temat firmy oraz bezpośrednio podlegających Ci zespołów operacyjnych.

1. Dział Planowania Strategicznego
2. Dział Marketingu
3. Dział Finansowy
4. Dział Personalny
5. Dział Logistyki
6. Dział Sprzedaży

Posiadasz również szczegółową charakterystykę osób zarządzających i pracujących w każdym z powyższych działów (wiek, doświadczenie zawodowe, codzienne obowiązki, styl pracy, osobowość, hobby, nastawienie do pracy i życia).

Signfloor jest prężnie rozwijającą się firmą. Odnotowuje szybki wzrost, rośnie sprzedaż i firma widzi potrzebę inwestowania w rozwój – nie tylko utrzymanie dotychczasowej pozycji. Główna siedziba i fabryka Signfloor mieści się w Wałbrzychu, w całej Polsce firma ma sieć 13 sklepów i 4 magazyny. Oprócz tego współpracuje z kilkoma sklepami z wyposażeniem wnętrz, poprzez które prowadzi sprzedaż swoich wyrobów.

Polecenie

Podczas tego ćwiczenia będziecie musieli zareagować podjęciem działania na serię incydentów, na bieżąco podejmować decyzje związane z niespodziewanymi zdarzeniami w pracy.

Prowadzący ogłosi numer zdarzenia, z którym powinniście się zapoznać. Możecie w dowolnym momencie wracać do już przerobionego materiału lub odwoływać się do niego, nie wolno jednak czytać opisów z wyprzedzeniem.

Będziecie pracować w grupie, przyjmując założenie, że każdy z was jest prezesem i wypowiada się z jego punktu widzenia. Po zapoznaniu się z każdym z opisów zdarzenia, powinniście wypracować wspólną decyzję i przedstawić ją w dołączonym formularzu. Obok rubryki, w której wpisujecie wspólne stanowisko grupy, każdy powinien przedstawić własną decyzję, jeśli różni się ona od grupowej.

Sytuacje kryzysowe

Zdarzenie 1:

Faks od Menedżera ds. Sprzedaży:

Od dużego odbiorcy - sieci hoteli - otrzymaliśmy bardzo pilne, indywidualne zamówienie na specjalistyczne wykładziny z niepalnego tworzywa w niestandardowych, bardzo dużych wymiarach. Chodzi o ilość równą połowie miesięcznej produkcji, a wymagany termin realizacji to 5 tygodni. Chcieliby do końca tego tygodnia otrzymać odpowiedź odnośnie ewentualnego złożenia im oferty.

Zdarzenie 2:

Przychodzi Twój asystent i oznajmia, że Menedżer ds. Sprzedaży źle się poczuł i przez najbliższe 10 dni będzie na zwolnieniu.

Zdarzenie 3:

Odbierasz maila z Działu Personalnego. Dział Planowania Strategicznego zgłosił  wniosek o zatrudnienie Diego Carnesto - Hiszpana, inżyniera budowy maszyn z długoletnim doświadczeniem w branży, który dotychczas wdrażał nowe rozwiązania w międzynarodowym koncernie w Sewilli. Jego wiedza pozwoliłaby usprawnić i unowocześnić procesy produkcyjne. Żąda bardzo wysokiego wynagrodzenia. Dział Personalny prosi o wstępną opinię i spotkanie w najbliższym tygodniu.

Zdarzenie 4:

Odbierasz maila wysłanego przez Dział Personalny do wszystkich pracowników. Firma wynegocjowała bardzo dogodne warunki ubezpieczenia medycznego dla wszystkich pracowników. Miesięczna opłata za abonament wynosi 30 zł. Osoby, które zdecydują się skorzystać z oferty przed upływem 14 dni, mogą liczyć na jeszcze większą zniżkę. Kierownicy poszczególnych działów proszeni są o przesłanie do jutra do godziny 15 informacji, ilu pracowników zamierza skorzystać z oferty.

Zdarzenie 5:

Otrzymujesz na biurko oraz mailowo szczegółowy opis wdrażanej od początku przyszłego tygodnia nowej kampanii reklamowej firmy wraz z portfolio: wzorami materiałów promocyjnych, folderami, spotami reklamowymi, materiałami promocyjnymi, gadżetami, wytycznymi odnośnie komunikacji z klientem. Oprócz tego, otrzymujesz pakiet informacyjny na temat nowego konkursu dla odbiorców hurtowych. Musisz poinformować wszystkich kierowników o kampanii oraz o konieczności poinformowania poszczególnych działów o wprowadzanych zmianach.

Zdarzenie 6:

Przychodzi Menedżer Działu Marketingu i chce porozmawiać na temat nawiązania nowej współpracy z siecią sklepów meblowych. Zamierza złożyć ww. sieci ofertę wyposażenia jej salonów w dywany i wykładziny Signfloor (na wyłączność) w zamian za działania promocyjne i sprzedażowe na rzecz firmy. Chciałby ustalić, jakie szczegółowe warunki współpracy może zaproponować.

Zdarzenie 7:

Dział Zakupów i Gospodarki Magazynowej przesyła Ci mailem informację o konieczności wdrożenie nowego systemu informatycznego, który usprawniłby przepływ informacji między fabryką, magazynem, a siecią sklepów i umożliwił szybszą realizację zamówień i uzupełniania zapasów. Otrzymujesz także wstępny kosztorys operacji. Dział prosi Cię o spotkanie w tej sprawie jutro o godzinie 13.

Zdarzenie 8:

Otrzymujesz maila zaadresowanego do wszystkich z informacją, że wszystkie działy mają przygotować spis wyposażenia biur zgodnie z nowymi wymaganiami budżetowymi. Spis musi odzwierciedlać stan na najbliższą środę.

Zdarzenie 9:

Dział Personalny przesyła prośbę o wydelegowanie 7 dodatkowych osób do uczestnictwa w szkoleniu umiejętności miękkich (współpraca, komunikatywność, elastyczność w działaniu). Kurs zaczyna się jutro i trwa od 8 do 16. Jeśli dodatkowe osoby nie wezmą udziału w szkoleniu, Signfloor i tak będzie musiał ponieść koszty. Zgodnie z umową, w przypadku uczestnictwa mniejszej niż przewidywana ilość osób, opłata na rzecz firmy coachingowej nie ulega zmianie.

Zdarzenie 10:

Odbierasz telefon z recepcji. Dyrektor Operacyjny na Europę Środkowo-Wschodnią dużego poddostawcy przędzy nie może przyjechać na spotkanie w przyszłą środę w związku z koniecznością wcześniejszego wyjazdu na Węgry. Prosi o spotkanie z Tobą i Dyrektorem Sprzedaży jutro o godzinie 10. Chciałby dziś do końca dnia otrzymać informację, czy będzie to możliwe.

Zdarzenie 11:

Dział Personalny zgłasza Ci informację o roszczeniach kadry kierowniczej działów produkcyjnych. Wszyscy menedżerowie domagają się zwiększenia płac o 10%. Otrzymujesz na piśmie wystosowane żądania wraz z uzasadnieniem. Dział Personalny sugeruje Ci zajęcie stanowiska do poniedziałku, jak również obecność w tym dniu na spotkaniu z przedstawicielami Działu Produkcyjnego.

Zdarzenie 12:

Menedżer ds. rozwoju chciałby spotkać się z Tobą jutro w celu ustalenia szczegółów odnośnie przyszłorocznego otworzenia dwóch sklepów w nowym regionie. Urząd Miasta domaga się złożenia dokumentów dotyczących zakupu gruntów w ciągu miesiąca. Tymczasem nie został zatwierdzony ostateczny budżet na przeprowadzenie inwestycji.

Zdarzenie 13:

Dzwoni recepcjonistka, która odebrała telefon od osoby, która kategorycznie domaga się rozmowy z kierownikiem. Odmawia przedstawienia się, ale twierdzi, że jest dyrektorem finansowym jednego z głównych odbiorców produktów Signfloor i chce wyjaśnić sprawę brakujących faktur.