W marcu bieżącego roku mija 15 lat od rozpoczęcia pierwszej rekrutacji do Programu Management Trainee w Jeronimo Martins Dystrybucja. Jak to bywa w przypadku jubileuszowych edycji, takie wydarzenie zachęca do spojrzenia w przeszłość, refleksji i podsumowań. Dla nas, pracowników Resolutio, to z kolei piąty rok, w którym będziemy wspierać Dział Rekrutacji i Rozwoju JMD w przeprowadzeniu procesu selekcji kandydatów do Programu. Ten podwójny jubileusz skłania nas do zastanowienia nad tym, jak proces był realizowany w poprzednich latach, ale i zachęca do podzielenia się doświadczeniami, jakie mieliśmy okazję zdobyć w dotychczas realizowanych projektach.

JMD od wielu lat realizuje Program Management Trainee skierowany do studentów ostatnich lat studiów oraz absolwentów wyższych uczelni. Idea tego Programu z powodzeniem stosowana w macierzystej firmie JMD w Portugalii, z sukcesem została wpisana w coroczny kalendarz organizacyjny JMD w Polsce. Program Management Trainee stworzony został z myślą o absolwentach, przed którymi firma otwiera drzwi do świata biznesu. Podczas Programu jego uczestnicy poznając całą organizację, przechodzą szkolenia i mają okazję zapoznać się z know-how oraz stopniowo angażować się w projekty prowadzone w firmie. Tym samym przygotowują się do objęcia samodzielnych stanowisk i realizacji ambitnych zadań w JMD.

Dlaczego organizacja zdecydowała się na taką formę pozyskiwania pracowników? Przede wszystkim z uwagi na ambicję i potencjał młodych ludzi. Mają innowacyjne spojrzenie na procesy zachodzące w organizacji, są bardzo zaangażowani, nie boją się nowych wyzwań, jak również podchodzenia do rozwiązywania problemów w niekonwencjonalny i często bardzo odważny sposób. Są naszą inwestycją w przyszłość - mówi Paweł Tworek, dyrektor personalny JMD.

Resolutio zostało po raz pierwszy zaproszone do udziału w procesie rekrutacji do Programu Management Trainee w 2004 roku. Wtedy wypracowane zostały założenia realizowanego wspólnie projektu, które każdego roku są modyfikowane i dostosowywane do aktualnej sytuacji na rynku pracy i wewnętrznych potrzeb organizacji. Jednak kluczowe założenia pozostały bez zmian na przełomie pięciu lat wspólnych doświadczeń. W myśl tych założeń Resolutio wspiera cały proces selekcji i oceny kompetencji kandydatów oraz przygotowuje rekomendacje kandydatów do spotkań rekrutacyjnych z menedżerami JMD i końcowe rekomendacje osób biorących udział w finałowym panelu rekrutacyjnym. W jego trakcie kandydaci mają okazję spotkać się z Zarządem JMD, dokonującym ostatecznego wyboru osób do Programu. Dział Rekrutacji i Rozwoju JMD organizuje kampanię informacyjną promującą Program oraz koordynuje proces na wszystkich etapach podejmowania decyzji kwalifikacyjnych.

Agata Wójcik-Ryszawa, kierownik Działu Rekrutacji i Rozwoju JMD: "Zdecydowaliśmy się na zaangażowanie firmy zewnętrznej z kilku powodów. Jednym z nich jest wieloetapowość procesu rekrutacji. Każdego roku zauważamy znaczny wzrost liczby aplikacji, co przekłada się na dłuższy czas przeznaczony na analizę dokumentów. Ponadto wsparcie firmy zewnętrznej pozwala nam na wzbogacenie procesu o profesjonalne narzędzia rekrutacyjne (m.in. Assessment Centre), jak i maksymalne zobiektywizowanie oceny. Kandydaci są nie tylko oceniani przez pracowników Działu Rekrutacji i menedżerów poszczególnych działów, ale również przez niezależnych asesorów. Dzięki temu my, jako organizacja, otrzymujemy pełną informację na temat uczestnika procesu rekrutacji, a decyzja o ewentualnym przyjęciu kandydata do pracy jest w dużo mniejszym stopniu obarczona ryzykiem błędu."

Mimo powtarzalności głównych elementów procesu rekrutacji w ostatnich latach, trudno mówić o rutynowym podejściu, jeżeli chodzi o sposób realizacji projektu. Jak wspomniano, ogólne założenia pozostają niezmienne, jednak praktycznie za każdym razem wprowadzane są zmiany w metodologii prowadzonej selekcji. Na te modyfikacje wpływają w znaczący sposób przede wszystkim trzy czynniki:

• zmiany na rynku pracy,
• konieczność dopasowania procesu do wewnętrznych potrzeb organizacji
• oraz potrzeba optymalizacji procesu, wprowadzania usprawnień i eliminacji błędów.

I tak w 2004 roku ze względu na bardzo duże zainteresowanie Programem, proces selekcji rozłożony został na kilka etapów, które pozwalały sukcesywnie wyłaniać osoby najbardziej dopasowane do oczekiwań JMD. W pierwszym etapie dokonywana była kwalifikacja na podstawie kryteriów formalnych, jak np. wykształcenie i posiadane prawo jazdy, oraz kryteriów jakościowych: opis dotychczasowych doświadczeń, poziom motywacji. Ten etap selekcji realizowany był na podstawie analizy formularzy aplikacyjnych. Osoby zakwalifikowane do kolejnego etapu przechodziły wywiad telefoniczny w języku angielskim.

Ostatnim etapem selekcji realizowanym przez Resolutio były sesje Assessment Centre, profilowane ze względu na dział, do którego aplikowali kandydaci. W pierwszej realizowanej przez Resolutio edycji procesu na profile dopasowania dla poszczególnych działów składało się łącznie 17 kompetencji (profil dla każdego działu zawierał 8-12 kompetencji). Ze względu na dużą liczbę osób aplikujących do Programu postanowiono w kolejnych edycjach włączyć do procesu rekrutacji kolejny etap umożliwiający dokładniejszą selekcję przed etapem Assessment Centre.

Resolutio zostało ponownie zaproszone do wspierania projektu rekrutacji przyszłych uczestników Programu MT w 2006 roku. Korzystając z poprzednich doświadczeń, wprowadziliśmy dwie istotne zmiany: zmniejszony został zbiór kompetencji ocenianych podczas sesji AC oraz zaplanowany dodatkowy etap preselekcji - sesja Mini AC. Zmieniła się jednak dynamika procesu rekrutacji - do Programu zaaplikowało znacznie mniej osób niż w poprzednim procesie. Był to rok tuż po wejściu Polski do Unii Europejskiej, która otworzyła swoje rynki pracy dla Polaków i duża część młodych osób, zaraz po studiach, korzystała z tej okazji i emigrowała zarobkowo.

Istotnie zmniejszyła się tego roku liczba aplikujących, co stanowiło dodatkową trudność wobec rozszerzonych możliwości, jakie absolwentom proponowało JMD (zwiększenie liczby miejsc w ramach Programu MT). W efekcie dodatkowy etap rekrutacji - sesje Mini AC, podczas których kandydaci wypełniali testy psychologiczne oraz rozwiązywali samodzielnie case’y biznesowe, okazał się pełnić raczej funkcję gromadzenia dodatkowych informacji o kandydatach niż rzeczywistej selekcji przed etapem sesji AC. W 2006 roku nadal realizowane były odrębne sesje AC dla kandydatów aplikujących do poszczególnych działów, jednak ocenie podlegał zmniejszony zestaw 13 kompetencji.

Proces rekrutacji, realizowany wg powyższych założeń, mimo że rozbudowany, umożliwił realizację celu na satysfakcjonującym poziomie. Z tego względu przystępując do planowania kolejnego projektu w 2007 roku większość założeń pozostała bez zmian. W tym roku proces był realizowany dwukrotnie - standardowo na wiosnę, kiedy nabór prowadzony był do różnych działów firmy, oraz jesienią - w jego ramach poszukiwaliśmy kandydatów zainteresowanych pracą w Dziale Operacyjnym.

Artykuł sponsorowany

W 2008 roku wprowadzonych zostało wiele istotnych zmian dotyczących sposobu realizacji projektu rekrutacyjnego. Ponownie zmieniono formularz aplikacyjny, opracowano nowy schemat wywiadu w języku angielskim. Dwie najbardziej znaczące zmiany to: rezygnacja z profilowanych sesji AC i zmiana profilu ocenianych kompetencji oraz rezygnacja z etapu Mini AC.

Od tego roku wszyscy kandydaci, bez względu na preferencję działu, w którym chcieliby pracować, przechodzą przez taki sam program oceny kompetencji w ramach sesji AC. Modyfikacja w zakresie ocenianego profilu kompetencji oraz predyspozycji psychologicznych opierała się z jednej strony na wnioskach z analiz statystycznych wyników uzyskanych przez kandydatów we wcześniejszych edycjach wskazujących, które z ocenianych kompetencji i predyspozycji mają kluczowe znaczenie dla zakwalifikowania się kandydata do Programu. Z drugiej strony zmiana ta była spowodowana potrzebą uspójnienia profilu MT z profilem kompetencji stosowanym w JMD. Rezygnacja z etapu Mini AC umożliwiła skrócenie całego procesu selekcyjnego, a kandydaci nie musieli kilkakrotnie przyjeżdżać na spotkania do Warszawy.

Pozytywne efekty zmian wprowadzonych w 2008 roku zainspirowały nas do poszukiwania kolejnych możliwości optymalizacji projektu, a przede wszystkim skrócenia jego czasu trwania dla kandydata - od momentu złożenia aplikacji do otrzymania finalnej decyzji o zatrudnieniu (w przypadku kandydatów, którzy zakwalifikowali się do Programu MT).

W 2009 roku kolejnej redukcji uległ zbiór ocenianych kompetencji. Wspólny dla wszystkich aplikujących kandydatów profil składał się z 10 pozycji. Kandydaci uczestniczyli w sesjach AC realizowanych wg tego samego programu, a oczekiwany profil kompetencyjny definiowany był dla uczestnika Programu MT, a nie przyszłego pracownika danego działu. Uznano, że dopasowanie kandydatów do ogólnych wymagań i kultury firmy jest ważniejsze niż spójność z profilem konkretnego działu. Kolejnym elementem, który uległ zmianie, było zblokowanie dwóch elementów selekcji - sesji AC oraz wywiadów rekrutacyjnych prowadzonych przez pracowników Działu Rekrutacji i Rozwoju oraz menedżerów poszczególnych działów JMD (w poprzednich edycjach etap rozmów rekrutacyjnych odbywał się dopiero po sesjach AC). Takie rozwiązanie zwiększyło komfort kandydatów dojeżdżających do Warszawy z różnych stron Polski. Jak widać, proces rekrutacji do Programu MT przeszedł w ostatnich latach istotne przeobrażenia, które zwłaszcza w ostatnim czasie szły w kierunku uproszczenia i standaryzacji procedury, ale też dopasowania jej do wymagań kandydatów.

"Dzisiejszy absolwent oczekuje czegoś zupełnie innego niż absolwenci piętnaście lat temu. Musimy dynamicznie na te zmiany reagować. Zauważamy, że dla kandydatów, oprócz szansy na zdobycie pracy, równie ważne jest uzyskanie nowych informacji o sobie samym. Gwarantujemy to poprzez udzielanie feedbacku po każdym z etapów rekrutacji do Programu, w szczególności po Assessment Centre, kiedy ta informacja jest bardziej rozbudowana i dotyczy zarówno mocnych stron kandydata, jak i obszarów do rozwoju. Staramy się maksymalnie skrócić proces, aby osoby, które wkraczają na rynek pracy, jak najszybciej otrzymywały informację na temat dalszego udziału w procesie" - komentuje Agata Wójcik-Ryszawa.

Siła Programu Management Trainee w dużej mierze tkwi z pewnością w jego organizacji i możliwościach, jakie oferuje swoim uczestnikom. Dla firmy jest doskonałym sposobem na rozwijanie zasobów przyszłej kadry menedżerskiej.

"Piętnaście lat Programu Management Trainee w JMD za nami. W tym czasie zaprosiliśmy do Programu ponad 250 osób. Dziś wiele z nich zajmuje stanowiska menedżerskie i dyrektorskie, będąc kierownikami sekcji, działów i dyrektorami, zarówno w Centrali Firmy, jak i w strukturach regionalnych. Uczestnicy Programu przez 10 miesięcy mają możliwość poznać "od podszewki" wszystkie jednostki organizacyjne Firmy i pracę na różnych stanowiskach, poczynając od Kasjera i uczestnicząc w projektach. Dzięki temu absolwenci Programu, którzy dogłębnie poznali organizację, niezwykle skutecznie realizują ambitne cele biznesowe, jakie stawia przed nimi Firma, a jednocześnie mają szansę na dynamiczny rozwój swojej kariery zawodowej" - mówi Marian Jaśkowiak, dyrektor ds. Management Development JMD. Siła Programu opiera się również na potencjale i gotowości do zaangażowania przyszłych uczestników, którzy z roku na rok, z coraz większą świadomością i zaangażowaniem, podchodzą również do samego procesu rekrutacji. Procesu, który, choć powtarzalny, gdyby nie podlegał modyfikacjom i usprawnieniom, przestałby spełniać swoją funkcję.

Jak można zauważyć, śledząc historię realizowanych procesów rekrutacyjnych, jednym z elementów, który na przestrzeni lat był stały (choć również podlegał modyfikacjom metodologicznym), był etap Assessment Centre. Zastosowanie tej metody w przypadku procesu pozyskiwania „talentów” dla organizacji przedstawia wiele korzyści. Nie tylko umożliwia wnikliwą analizę potencjału kandydatów i powoduje wzrost obiektywizmu oceny - tym samym zwiększając szanse na pozyskanie najlepiej dopasowanych do profilu organizacji pracowników. Pozwala również firmie przygotować się do wdrożenia planów rozwoju dla uczestników Programu. Z kolei dla wszystkich kandydatów AC daje możliwość przyjrzenia się swoim mocnym stronom i obszarom rozwoju, a także zmierzenia się z charakterem sytuacji, które czekają ich w przyszłej pracy.

Już z bardziej osobistej perspektywy warto dodać, że dla konsultantów Resolutio możliwość brania udziału co roku w realizacji procesu rekrutacji do Programu MT to nie tylko wyzwanie, lecz także bardzo cenne doświadczenie. Pozwala nam zarówno rozwijać stosowaną metodologię, jak i obserwować zmieniający się rynek pracy. Z niecierpliwością czekamy na zbliżającą się jubileuszową edycję Programu (i już przygotowujemy się do niej).

Bardzo dziękujemy za przekazane informacje i pomoc przy tworzeniu tekstu Pani Agacie Wójcik-Ryszawie, Kierownik Działu Rekrutacji i Rozwoju JMD S.A.

Artykuł sponsorowany