Grzecznie i profesjonalnie - czyli jak zacząć w pracy

Warto poznać kilka kwestii związanych z etykietą, z jakimi można zetknąć się w miejscu pracy. Wiedza, jak sobie z nimi poradzić, pomoże uniknąć popełniania faux pas, które często przeradzają się w śmieszne anegdoty firmowe albo, co gorsza, pozostają we wspomnieniach, których wstydzimy się przez wiele lat.

O tym, jak duże znaczenie ma nasza postawa w sytuacjach zawodowych, może świadczyć fakt, że szkolenia z savoir-vivre’u oraz odpowiedniego wyglądu organizowane są w firmach nie tylko dla pracowników średniego szczebla, ale również dla wyższej kadry zarządzającej.

Nim trafisz na tego typu kurs, możesz zapoznać się z podstawowymi zasadami etykiety obowiązującymi w wielu firmach. Dzięki temu uda Ci się uniknąć niepotrzebnych wpadek.

Ubierz się odpowiednio do sytuacji

Jak cię widzą, tak cię piszą, pierwsze wrażenie jest decydujące, atrakcyjniejsi mają łatwiej - wszyscy słyszeliśmy to nie raz. Powtarzają to mamy i babcie, a także specjaliści od savoir-vivre’u oraz psychologowie społeczni.

Dzięki dobremu pierwszemu wrażeniu można być postrzeganym jako osoba bardziej kompetentna i profesjonalna. Dobrze prezentujący się ludzie są ponadto lepiej traktowani przez współpracowników i chętniej im się pomaga.

Sposób ubierania się nie jest jedynie związany z modą, ale przede wszystkim z dobrym wychowaniem. Odpowiedni strój kulturalnej osoby, dopasowany do każdej sytuacji, nie powinien zwracać uwagi otoczenia. Największą staranność należy wykazać, ubierając się na oficjalne uroczystości, jednak warto zadbać również o to, by codzienny strój do pracy był zawsze stosowny. W końcu inni oceniają nas po wyglądzie, czy tego chcemy, czy nie.

W wielu firmach obowiązuje dress code, czyli ściśle określone zasady ubierania się do pracy, choć korporacje często stosują na przykład "dżinsowe piątki", pozwalając pracownikom w ostatni dzień tygodnia na mniej formalne stroje. Zamiast krawatów i marynarek w biurze rządzą wówczas dżinsy i T-shirty. W pierwszych dniach pracy warto więc zorientować się, jak ubierają się inni i czy w firmie obowiązują jakieś specjalne zasady. Jeśli pierwszego dnia okaże się na przykład, że przyszedłeś w garniturze, podczas gdy inni są w sztruksach, tylko zwiększy się twój stres związany z początkiem pracy. Może się okazać, że mimo bardzo eleganckiego stroju - będziesz niekorzystnie odstawał od otoczenia. Ludzie wolą tych, którzy są do nich podobni.

Warto przy tym pamiętać, iż jeżeli do pracy można ubierać się "na luzie", źle widziane są zbyt głębokie dekolty lub za krótkie spodnie, choć w niektórych firmach nawet szefowie chodzą w szortach.

Wygląd to nie wszystko

W kanonie kultury biurowej poza schludnym i dostosowanym do sytuacji wyglądem znajdziemy też wiele uwag na temat tego, jak się komunikować z innymi. Niby od zawsze rozmawiamy z ludźmi, ale często popełniamy błędy, które na co dzień nie rażą, ale w kontaktach z przełożonymi mogą narobić nam trochę szkody.

Użycie niewłaściwej formy grzecznościowej wobec niektórych osób może je obrazić i wpłynąć negatywnie na dalszą współracę. Najczęściej (choć nie zawsze) dotyczy to osób starszych bądź zajmujących wysokie stanowiska. Młodzi ludzie często uważają, że forma "Witam, panie dyrektorze" jest już wystarczająco grzeczna i zastępują nią "Dzień dobry". Nie wszyscy przełożeni to akceptują.

Grzeczność w komunikacji językowej bardzo ciekawie opisuje Małgorzata Marcjanik w książce o takim właśnie tytule. Przyjrzyjmy się więc kilku przypadkom opisanym w tej publikacji.

Ostrożnie z panią Ewą!

Najczęściej w firmach pracownicy zwracają się do siebie na "pan/pani" bądź na "ty". Czasami, kiedy wszyscy pracownicy są mniej więcej w tym samym wieku, mówią sobie po imieniu; w momencie przyjęcia do pracy na pewno zostaniesz o tym poinformowany. Zazwyczaj jednak obowiązują ogólne zasady, które ostatnio coraz bardziej się amerykanizują.

Ciekawa jest forma zwracania się na "pani" z dodaniem imienia: "pani Ewo", "panie Stanisławie". Pojawiła się ona w rodzimych firmach wraz z naśladowaniem wzorów zachowań typowych m.in. dla kultury amerykańskiej. Podczas gdy w Stanach Zjednoczonych używanie imion, nawet zdrobniałych, jest traktowane jako znak nieoficjalnego i przyjaznego zachowania, w Polsce zwracanie się do kogoś po imieniu oznacza zażyłość między rozmówcami. Dodanie formy "pan/pani" na początku wcale tego nie zmienia.

Dlatego niektóre osoby mogą sobie nie życzyć zwracania się do nich w ten sposób. Co więcej, będą to traktowały jako zachowanie nietaktowne albo nawet niegrzeczne. "Osoby ze starszego pokolenia odbierają to w większości wypadków jako przekroczenie granicy ich prywatności, na co nie dały zezwolenia" – pisze Małgorzata Marcjanik.

Użycie dodatkowo formy zdrobniałej - "paniEwuniu" - będzie drastycznym przekroczeniem granicy dobrego zachowania.

Dzwonię do pana, pani...

Kolejnym wyzwaniem może być rozmowa telefoniczna. Każdy przychodzący do pracy nie tylko wykonał już w swoim życiu tysiące rozmów, a nawet prawdopodobnie ma swój własny telefon ukryty w kieszeni czy torebce, jednak w przypadku rozmów oficjalnych panuje kilka zasad, na które warto zwrócić uwagę.

Czy osoba dzwoniąca do firmy powinna się przedstawić? Zależy to od celu telefonowania. Jeżeli dzwoni się do instytucji, której obowiązkiem jest podanie informacji, nie ma sensu przedstawiać się, gdyż informację dostanie każdy, kto zadzwoni. Dotyczy to także sytuacji, w której osoba odbierająca telefon sama się przedstawia, wymieniając nie tylko swoje imię i nazwisko, ale i nazwę instytucji. W tym wypadku nie jest to tylko elegancja, ale ma też znaczenie praktyczne. Zawsze będzie można do tej osoby zadzwonić po raz kolejny, by prosić o podanie kolejnych danych bądź - oby jak najrzadziej - poskarżyć się na wprowadzenie w błąd. Dlatego też osoby pracujące w takich miejscach powinny przedstawiać się pełnym imieniem i nazwiskiem oraz nazwą firmy czy instytucji.

Nowe osoby w firmie, jeśli nie zostały poinstruowane o zasadach odbierania telefonów, szybko zauważą, jak robią to bardziej doświadczeni pracownicy. Jeżeli nadal budzi to wątpliwości, najlepiej zapytać o obowiązujące zasady.  

Jeżeli natomiast dzwoni się jako osoba reprezentująca firmę czy instytucję, trzeba bezwzględnie podać nazwę własnej firmy oraz – najczęściej - imię i nazwisko. Tu warto zwrócić uwagę na niepoprawną formę przedstawiania się, którą dość często słyszymy: "Moje nazwisko Marta Kowalska". Jeżeli mamy podać nazwisko, to pomińmy imię. Najlepiej przedstawiać się, używając form: "Mówi Marta Kowalska z firmy X" lub: "Dzwonię z firmy X, moje nazwisko Kowalska".

Grzeczność, ale też zwyczajna wygoda wymagają, żeby osoba odbierająca telefon przedstawiła się pierwsza. Niektóre firmy mają nagrane komunikaty, które mówią, jaka to instytucja, więc pracownicy, odbierając telefon, przedstawiają się tylko imieniem i nazwiskiem.

Te same zasady obowiązują, kiedy dzwonimy na telefon komórkowy. Często osoba dzwoniąca nie przedstawia się, bo założyła, że jej dane wyświetliły się osobie odbierającej telefon. Nie jest to grzeczne zachowanie, gdyż nie zawsze osoba odbierająca zauważyła, kto dzwoni.

Kolejne problemy pojawiają się przy nagraniach na automatyczne sekretarki czy poczty głosowe. Zasady dobrego wychowania mówią, że jeżeli dzwoniący pozostaje niżej rangą, to niegrzecznie jest zostawiać wiadomość z prośbą o oddzwonienie - lepiej zapowiedzieć swój kolejny telefon. Jeżeli dzwonimy do osoby równorzędnej bądź niższej rangą, możemy prosić o jak najszybszy kontakt.

Kulturalny e-mail

Chyba największym wyzwaniem jest stosowanie form grzecznościowych w poczcie elektronicznej. Nie ma jeszcze sztywnych reguł stylistycznych w tym temacie, więc praktycznie używa się w niej mieszanki stylu mówionego i pisanego. Najtrudniej jest napisać oficjalnego e-maila, który zazwyczaj kojarzy się z luźną formą komunikacji.

Po pierwsze, wiele e-maili pisanych jest szybko i nadawca nie dba o formę graficzną przekazu - błędy literowe, brak znaków interpunkcyjnych czy polskich znaków diakrytycznych są nagminne. Tematy e-maili często nie mówią też wiele o tym, w jakiej sprawie jest "pismo". Trzeba zadbać, aby list elektroniczny nie był bardziej niechlujny od tradycyjnego. Szybkość przekazu nie może odbijać się negatywnie na jakości.

Najwięcej problemów rodzi początek e-maila, czyli nagłówek. Przyzwyczailiśmy się pisać kolokwialnie, co zupełnie nie pasuje do korespondencji z osobami nieznanymi nam osobiście bądź z kimś wyższym rangą. Najlepiej - mimo że brzmi to nienaturalnie dla wielu osób - użyć form wywodzących się z korespondencji papierowej: "Szanowny Panie, Szanowna Pani". W ten sposób można rozpocząć e-mail skierowany zarówno do osoby prywatnej, z którą jesteśmy w relacji na pan/pani, jak i do kogoś, z kim pozostajemy w stosunkach służbowych. Dotyczy to również sytuacji, w której kontaktujemy się z kimś po raz pierwszy. Popularne jest także używanie "Dzień dobry" oraz "Witam", lecz tej drugiej formy należy używać ostrożnie. W niektórych e-mailach można pominąć nagłówek, na przykład w sytuacji, gdy dany list jest kolejną odpowiedzią w jednej sprawie.

Wiele osób ma też problemy z rozpoczęciem listu, kiedy do danej osoby piszemy po raz pierwszy. Warto skorzystać z opisowej formy, jak: "Jestem asystentką pana X". Jeżeli piszemy w jakimś konkretnym celu, można przedstawić go na początku: "Jesteśmy firmą zajmującą się X". Obie formy są uznawane za grzeczne i wygodne w komunikacji.

Natomiast na końcu listu stosujemy takie samo zakończenie jak w przypadku tradycyjnej korespondencji. Należy wówczas ujednolicić nagłówek z formułą, którą umieszczamy na końcu, na przykład: "Szanowni Państwo" i "Z wyrazami szacunku", a nie "Pozdrawiam".

W oficjalnych kontaktach uznaje się, że elegancko jest odpowiedzieć na e-maila najpóźniej następnego dnia. Oczywiście nie dotyczy to okresu, w którym wyjeżdżamy na urlop i ustawiamy automatyczną odpowiedź informującą o tym fakcie nadawcę.

Szorty, kolorowe włosy, wywoływanie się ksywkami czy mówienie slangiem - to codzienność niewielu firm. Jednak zdarzają się i takie. Niektóre branże i zawody tworzą swój własny świat, w którym nikt nie mówi do siebie "Dzień dobry", tylko "Sie ma". Jeżeli nawet zaczyna się pracę w takim miejscu, warto pamiętać, że poza firmą można spotkać ludzi, którzy takie zachowanie postrzegają jako co najmniej nietaktowne.