Jan Nowak zatrudnia pracowników

Jan Nowak ma pomysł na biznes. Konstruując biznesplan przedsięwzięcia musi nie tylko zaplanować produkty, sposób poinformowania o nich klientów, swoją misję i swoich dostawców, ale także organizację wewnątrz firmy. Jeśli zamierza działać zupełnie sam, taki plan nie będzie mu na razie potrzebny. Jeśli jednak chce założyć spółkę lub wkrótce zatrudnić pracowników, musi zastanowić się nad zadaniami dla poszczególnych osób i ich wynagrodzeniem.

Wewnętrzna konstrukcja firmy Nowaka nie jest ważna ani dla klientów, ani dla konkurentów. Powinna natomiast zapewnić bezproblemową pracę kilku zaangażowanych w przedsięwzięcie osób. Po pierwsze, Nowak musi określić ich liczbę – niezależnie od tego, czy będą to wspólnicy czy pracownicy. W obu przypadkach należy wziąć pod uwagę ich wiedzę, umiejętności i doświadczenie oraz konkretną rolę, jaką mają pełnić przy zakładaniu i później w funkcjonowaniu firmy. Jeśli będą to współzałożyciele firmy, trzeba wziąć pod uwagę również wielkość pieniędzy, które mogą wnieść do kapitału spółki.

Nie ma ogólnej zasady, kiedy Nowak będzie w lepszej sytuacji – gdy zatrudni mniej albo więcej pracowników. Jeśli myśli o założeniu firmy budowlanej wykonującej inne niż konkurencja usługi, to powinien być przygotowany zarówno na wyjątkowy sukces jak i porażkę przedsięwzięcia. Zazwyczaj firmy bronią się przed planowaniem zatrudnienia większej ilości osób bojąc się przed nieuzasadnionym zawyżaniem kosztów działalności. Nie chodzi tu jednak o to, by w momencie otwarcia biura w pogotowiu siedziało kilkudziesięciu murarzy, dekarzy i stolarzy zatrudnionych na pełny etat. By jednak nie stracić wyjątkowo korzystnych zleceń, warto mieć rozeznanie, kto w razie potrzeby mógłby szybko stawić się do pracy.

Opracować schemat

Każda firma, nawet licząca kilkanaście osób, powinna posiadać schemat organizacyjny, w którym pracownicy mogliby znaleźć swoje stanowisko i sprawdzić kto, za co i przed kim odpowiada. Każdy z przewidywanych wspólników lub pracowników powinien mieć jasno określone cztery cechy:

• zadania, czyli czynności do wykonania z jasno wyznaczonym efektem końcowym i czasem wykonania; Nowak może zaplanować zadanie dla osoby zajmującej się marketingiem np. w ciągu miesiąca ma ona dotrzeć do 10 kluczowych klientów i przekonać ich o wyjątkowości oferty,
• obowiązki, które określają sposób wykonania zadań zlecanych w przyszłości; pracownicy fizyczni Jana Nowaka powinni wykonywać każde prace budowlane z najwyższą starannością i na czas,
• uprawnienia, czyli inaczej decyzje, które pracownicy mogą podjąć w sprzyjających okolicznościach; osoba z marketingu może bez wyraźnego polecenia Nowaka szukać nowych klientów firmy,
• odpowiedzialność, czyli sankcje za niewykonanie powierzonych zadań.

Powyższe cechy danego stanowiska nie muszą być na papierze, ale działa tu zasada, że im większa firma, tym dokumentacja powinna być pełniejsza.

Kilkuosobowa firma może być zorganizowana na kilka sposobów. W zarządzaniu najbardziej popularnymi konstrukcjami są struktury funkcjonalne i zadaniowe. Pierwsze z nich grupują pracowników zgodnie z ich obowiązkami, czyli mogą powstać działy marketingu, księgowości, produkcji – w przypadku firmy budowlanej będzie to dział skupiający pracowników fizycznych. Wyszukane nazwy zapożyczone z dużych przedsiębiorstw nie są tu istotne. Chodzi raczej o przyporządkowanie funkcji danym osobom zatrudnionym w firmie.

Struktura zadaniowa sprawdzi się lepiej w agencji reklamowej lub firmie tworzącej strony internetowe. Polega ona na tym, że na określony czas tworzony jest zespół składający się z osób różnych zawodów oraz ich przełożonego. Zespół ten wykonuje zlecenie dla konkretnego klienta. Osoby, które do niego należą, nie muszą być zatrudnione w firmie na stałe, a tylko na umowę o dzieło lub umowę zlecenie.

W kilkuosobowej firmie ważny jest przepływ informacji. Nie chodzi o to, by każdy wiedział wszystko, ale żeby pracownicy Nowaka nie działali na oślep, dzwonili po kilka razy do tego samego klienta, znali stan robót i zakres swoich zadań. Zapewnienie dobrego przepływu informacji leży w interesie właściciela firmy. Jeśli firma będzie liczyć do kilkunastu osób, on sam powinien ustalić termin co tygodniowych spotkań z zespołem, na których będzie można omawiać dotychczasowy postęp prac oraz przydzielić zadania na najbliższy okres. Z czasem firma może się rozrosnąć i wówczas każdy zespół lub grupa osób wykonująca podobne funkcje powinna mieć swojego szefa.

Myśląc o firmie kilkuosobowej Nowak musi odpowiedzieć sobie na pytanie: czy warto szukać wspólników, którzy wniosą kapitał na rozpoczęcie działalności i będą pracować na rzecz spółki, czy może lepiej założyć indywidualną działalność gospodarczą i zatrudnić pracowników. Nie jest to pytanie łatwe, choć zatrudnienie pracowników to duży koszt dla Nowaka.

Koszt pracownika

Jeśli Anna Kowalska zostanie zatrudniona na stanowisko asystentki w firmie Nowaka na podstawie umowy o pracę, to pracodawca oprócz "gołej pensji" będzie co miesiąc ponosił koszty:

• ubezpieczenia emerytalnego 
• ubezpieczenia rentowego
• składki na fundusz pracy 
• oraz ubezpieczenia wypadkowego o wysokości w zależności od kategorii ryzyka,

Oprócz tego, sama asystentka od swojej pensji musi odprowadzić do kasy państwa i ZUSu pewne świadczenia. W końcowym efekcie do kieszeni asystentki Nowaka (czyli pensja netto) wpłynąć może niemal dwukrotnie mniej niż wynoszą koszty jej zatrudnienia!

Lepszą sytuacją dla firmy jest zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Umowy te jednak obowiązują w ściśle przewidzianych kodeksem cywilnym sytuacjach i nie mogą być zawsze stosowane. Trudno w krótkim artykule przedstawić wszystkie aspekty ich stosowania - przedsiębiorca powinien jednak szczegółowo poznać zasady stosowania tych umów, bo okazac się może iż zaoszczędzi spore kwoty.

Trzecia możliwa - w niektórych sytuacjach - opcja to tzw. samozatrudnienie. Pracownik Nowaka zakłada własną działalność gospodarczą, czyli jednoosobową firmę, która wykonuje usługi na rzecz firmy Nowaka. Nowak co miesiąc dostaje od pracownika fakturę i płaci ją zamiast pensji.

Zanim Nowak zdecyduje się zatrudnić pracownika, musi się nieźle nagłowić, by korzyści z jego pracy pokryły płacę brutto i obciążenia wobec budżetu państwa. A przecież Nowak planuje jeszcze osiągać zysk dla siebie, niezbędna jest więc starannie przemyślana decyzja.