Zobacz, jak łatwo założyć własną firmę! Wspólnie z SOHOfinance i Centrum Doradztwa Biznesowego przygotowaliśmy krótki poradnik.

Jeśli po przeczytaniu poradnika będziesz mieć jeszcze jakieś pytania lub wątpliwości, skontaktuj się ze specjalistami, którzy odpowiedzą na pytania (e-mail: pytania@sohofinance.pl).

Jeśli Twoje pytanie nie może czekać i potrzebujesz pilnej odpowiedzi, zamów płatne konsultacje u eksperta, który jej udzieli jak tylko się z nim skontaktujesz (ekspert@sohofinance.pl)

Co chcesz robić?

Na pewno już wiesz, czym chcesz się - jako firma - zajmować. Może być to wszystko, co tylko przyjdzie Ci do głowy (i oczywiście nie jest zabronione). Musisz pamiętać tylko, że niektóre "biznesy" wymagają koncesji, zezwoleń itd. - ale o tym później.
Jeśli już wiesz dokładnie, na czym ma polegać Twoja działalność, to dobrze. Ale zastanów się przy okazji, czy nie ma żadnych zajęć podobnych, którymi w przyszłości mógłbyś/mogłabyś się zająć. To ważne, bo przedmiot działalności musi być zgłoszony w odpowiednim urzędzie. A nie możesz zajmować się czymś, czego nie masz wpisanego w dokumenty. Lepiej więc już teraz zaplanować szerokie spektrum działania, niż po kilku miesiącach zmieniać wpisy w dokumentach.

Przykład:
Planujesz, że Twoja działalność będzie polegała na prowadzeniu pensjonatu w nadmorskiej miejscowości. Nie zapomnij jednak zaznaczyć w dokumentach rejestrowych firmy (we wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, o którym więcej w dalszej części), że myślisz też o usługach gastronomicznych dla gości, a nie wykluczasz również usług cateringowych. Może nawet nigdy z tego nie skorzystasz, ale będziesz mieć możliwość.

Pamiętaj, że Twoja działalność musi być zgodna z tzw. Polską Klasyfikacją Działalności (PKD). Opisując swoje plany biznesowe musisz korzystać z wyodrębnionych tam kategorii.

Dostęp do aktualnego PKD możesz uzyskać np. poprzez strony Głównego Urzędu Statystycznego.

Przejrzyj teraz Polską Klasyfikację Działalności! »

Sprawdź, czy potrzebujesz koncesji

Sprawdź, czy zaplanowana przez Ciebie działalność nie wymaga uzyskania specjalnego zezwolenia lub koncesji. Pamiętaj też, że prowadzenie niektórych przedsięwzięć wymaga spełnienia określonych warunków, regulowanych przez ustawy i inne akty prawne. Bez zezwolenia nie możesz np. handlować alkoholem, a bez koncesji nadawać audycji radiowych czy prowadzić firmy ochrony mienia.

Specjalne zezwolenie wymagane jest np. na obrót środkami ochrony roślin, prowadzenie działalności w granicach specjalnej strefy ekonomicznej z wykorzystaniem pomocy państwa czy wywóz śmieci.

Szczegółowe zasady regulują też np. kwestie świadczenia usług prawniczych (trzeba uzyskać prawo wykonywania zawodu adwokata, radcy prawnego itd.), lekarskich (jw.) czy budowlanych.

Informacje o podstawowych obszarach działalności gospodarczej, w których konieczne jest posiadanie koncesji lub zezwolenia, zawarte są w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 roku (stan na 31.03.2009 r.).

Dokładne regulacje ujęte są jednak w poszczególnych ustawach (np. prawie farmaceutycznym), więc jeśli obawiasz się, że planowana przez Ciebie działalność może wymagać specjalnego zezwolenia, przejrzyj akty prawne związane z daną branżą.
 

Znajdź lokal

Już wiesz, czym się będziesz zajmować. Najwyższa pora zastanowić się, gdzie będziesz to robić. Zdecydowana większość jednoosobowych firm działa we własnym mieszkaniu. Ma to wiele zalet, przede wszystkim taką, że lokal już jest, nie trzeba za niego dodatkowo płacić ani tracić czasu na poszukiwania. Co więcej, część płaconego czynszu za mieszkanie można "wrzucić w koszty" prowadzenia działalności - czysty zysk.

Jeśli jednak planowana przez Ciebie praca wymaga odrębnego lokalu, poszukaj go najpierw - we wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej trzeba podać podstawowy adres prowadzenia działalności oraz adresy dodatkowe - miejsc prowadzenia firmy o ile takie istnieją.

Jeśli chcesz korzystać z lokalu, który nie jest Twoja własnością, pamiętaj, że musisz mieć podpisaną umowę (np. najmu lub użyczenia), która potwierdzi Twoje prawo do dysponowania lokalem.
 

Złóż wniosek do ewidencji

Już wiesz, jakiego rodzaju działalność chcesz prowadzić, wiesz już – czy potrzebujesz koncesji lub zezwolenia. Czas na wypełnienie pierwszego dokumentu - wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Dokument ten składa się w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zamieszkania  przedsiębiorcy. Dla osób posiadających miejsce stałego pobytu poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej właściwą gminą do rejestracji działalności jest gmina w której znajduje się główne miejsce wykonywania działalności.

Od dnia 31.03.2009 r. osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą składa jeden zintegrowany wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Ten sam wniosek należy wypełnić dokonując zmian bądź zawieszając lub zamykając swoją działalność.

Urząd Gminy dokonuje wszystkich formalności dotyczących pełnej rejestracji działalności gospodarczej osoby fizycznej związanych z wpisem lub zmianą w krajowym rejestrem urzędowym podmiotów gospodarki narodowej REGON, zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym NIP oraz zgłoszeniem płatnika składek ZUS. Oznacza to, że nie musisz samodzielnie rejestrować swojej firmy w każdym urzędzie z osobna. Niezależnie od wniosku mimo wszystko będziesz musiał/ła uzupełnić niektóre informacje w urzędzie skarbowym oraz ZUS (ale o tym później).

Złożenie wniosku i wydanie zaświadczenia o wpisie nie podlegają żadnym opłatom.

We wniosku musisz podać swoje dane osobowe, dane teleadresowe swojej firmy, miejsca prowadzenia działalności, przedmiot działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD) i datę jej rozpoczęcia. Wpisowi podlegają także numer NIP (o ile posiadasz) oraz numer REGON (o ile posiadasz).
Jeżeli nie masz nadanego numeru NIP, urząd gminy sam wysyła dokumenty o jego nadanie do  urzędu skarbowego. Otrzymując numer NIP samodzielnie uzupełnia wniosek przedsiębiorcy o ten numer i następnie przekazuje kompletny wniosek do ZUS.

Każda firma musi posiadać swój numer REGON, czyli numer identyfikacyjny w Krajowym Rejestrze Podmiotów Gospodarki Narodowej. To odpowiednik numeru PESEL, jakim posługują się osoby fizyczne. Gmina przesyła Twój wniosek również do urzędu statystycznego, który nadaje Twojej firmie numer i zaświadczenie wysyłam do Ciebie na adres wskazany we wniosku do korespondencji.

We wniosku można podać także dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz rodzaj prowadzonej dokumentacji księgowej.

Nowy wniosek można złożyć w wersji papierowej lub elektronicznej, składa się on z co najmniej części EDG-1 (dwie strony) oraz:

• jeżeli przedsiębiorca posiada rachunek bankowy  EDG-RB;
• w przypadku kiedy przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą w wielu  miejscach konieczne jest złożenie części EDG-MW;
• w przypadku kiedy przedsiębiorca deklaruje wykonywanie więcej niż 10 rodzajów działalności wypełnia się część EDG-RD;
• w przypadku pomyłek na ww. formularzach należy wypełnić EDG-POPR.

• jeśli planujesz zajmować się tylko tłumaczeniami albo tworzeniem stron internetowych, to i tak w "przedmiocie działalności" wpisz więcej pozycji, nawet luźno powiązanych z główną działalnością, np. działalność wydawnicza, reklamowa, usługi biurowe itd. Nie wiesz, czy za kilka lat nie rozszerzysz działalności, a dzięki temu nie będziesz musiał załatwiać formalności od nowa.
• Wpisując "datę rozpoczęcia działalności" uwzględnij, że kilka tygodni zajmie ci uzyskanie wszelkich pozwoleń, druków, numerów itd. Nie wpisuj daty rozpoczęcia zbyt szybko, bo będziesz musiał(a) płacić ZUS jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem pracy.
• Możesz podjąć działalność gospodarczą już w dniu złożenia wniosku, z wyjątkiem złożenia w  wersji elektronicznej bez podpisu elektronicznego, która wymaga osobistego zgłoszenia się do urzędu celem uzupełnienia podpisu.
  

Uwaga:
Szczegółowe informacje o procedurze składania wniosku znajdziesz we właściwym urzędzie gminy wraz z instrukcją uzupełnienia wniosku. Tam również dostaniesz (a często i ściągniesz ze strony internetowej) wzór wniosku. W niektórych miejscach istnieje możliwość złożenia wniosku on-line.
 

Wybierz formę opodatkowania

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają prawo do wyboru formy opodatkowania. Z pewnymi wyjątkami do dyspozycji są cztery formy:

• zasady ogólne - skala podatkowa/podatek liniowy;
• ryczałt ewidencjonowany;
• karta podatkowa.

Rozliczanie na zasadach ogólnych jest dostępne dla każdego podatnika i - ogólnie mówiąc jest to płacenie podatku od dochodu (przychody minus koszty) wg stawek progresywnych 18% i 32%. Zaletą tego rozwiązania jest np. możliwość korzystania z dodatkowych ulg i preferencji (np. wspólne rozliczanie z dzieckiem bądź małżonkiem). Podatek liniowy oznacza, że bez względu na wysokość dochodu zawsze płaci się najniższą stawkę podatku tj. 19%. Minusem rozwiązania jest niemożność skorzystania z jakichkolwiek dodatkowych ulg i preferencji. W zastosowaniu podatku liniowego istnieje pewne ograniczenie – nie może go stosować ten przedsiębiorca, który swoje usługi w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym świadczył byłemu pracodawcy (szczegóły - art. 9a ustęp 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Podatku liniowego nie można zastosować również w przypadku dochodów uzyskiwanych na podstawie kontraktu menedżerskiego ( są to tzw. przychody z działalności wykonywanej , a podatek liniowy można zastosować tylko do opodatkowania przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej).

Rozliczać się ryczałtowo może niemal każdy podatnik, z wyjątkami określonymi w art. 6 i art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Karta podatkowa jest dostępna tylko dla wąskiej grupy podatników, określonej w ustawie (art. 23 i załączniki 1, 2, 3, 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne). Na takich warunkach mogą się rozliczać np. korepetytorzy udzielający lekcji na godziny czy osoby sprzedające domowe posiłki lub handlujące produktami spożywczymi. Jednak szczegóły tej działalności są określone w ustawie - warto wcześniej dokładnie sprawdzić, pod jakimi warunkami takie rozliczanie jest możliwe.

Złożyłeś wniosek o wpis do ewidencji udaj się do urzędu skarbowego i zdecyduj, jaki sposób opodatkowania wybrać.

Wypełniając wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej musiałeś wybrać rodzaj prowadzonej dokumentacji księgowej, teraz musisz określić sposób opodatkowania, jaki wybrałe(a)ś.

W przypadku wybrania formy opodatkowania na zasadach ogólnych stawkami progresywnymi lub stawką liniową, należy prowadzić księgowość w celu ustalenia dochodu do opodatkowania.

Księgowość w uproszonej formie jest dopuszczalna dla przedsiębiorców o małej skali działalności i jest prowadzona w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

W przypadku wybrania ryczałtu ewidencjonowanego należy zaprowadzić ewidencję przychodów. Koszty w tym przypadku są nieistotne dla rozliczeń z fiskusem.

W przypadku karty podatkowej nie trzeba prowadzić żadnej ewidencji.

Gdy nasza firma posiada choć jeden środek trwały lub przedmiot zaliczany do wyposażenia naszej firmy, musimy prowadzić odpowiednio rejestr środków trwałych i ewidencję wyposażenia.

Osoby, które używają prywatnego samochodu do celów służbowych, powinny pamiętać o prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu.
 

Być VATowcem, czy nie być?

Każda osoba zakładająca własną działalność gospodarczą ma prawo skorzystać ze zwolnienia z rejestracji do podatku VAT. Z obowiązku bycia VAT-owcem są zwolnieni przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży nie przekroczy 50 tysięcy złotych. Decyzja o zarejestrowaniu się jako płatnik tego podatku od początku istnienia firmy zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.

Uwaga: Istnieją rodzaje działalności gospodarczej, które wymagają zgłoszenia do VAT-u wraz z rejestracją działalności, np. PKD 70.22.Z - Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania.

Jeśli spodziewasz się, że Twoje dochody będą niższe niż 10 tysięcy złotych w skali roku, zastanów się i dobrze policz, jaka opcja będzie dla Ciebie korzystniejsza - z VAT-em czy bez.

Jeśli nie jesteś w stanie określić swoich przychodów z góry, nie martw się - zarejestrować się jako VAT-owiec będziesz mógł wówczas, gdy wartość sprzedaży przekroczy ustaloną kwotę.

Osoby, które chcą lub muszą zostać płatnikami podatku VAT, muszą złożyć w urzędzie skarbowym druki VAT-R (lub VAT-R/UE, jeśli usługi będą świadczone poza Polską na terenie Unii Europejskiej). Koszt zgłoszenia to 170 złotych (stan na 01.04.2009).

Niezależnie od formy opodatkowania, jeśli jesteśmy płatnikami VAT musisz prowadzić rejestry sprzedaży i zakupów VAT w celu prawidłowego sporządzenia deklaracji dotyczącej tego podatku.

Zdecyduj, kto zajmie się księgowością

W zależności od tego, jaką formę rozliczania wybrałe(a)ś, przygotować się musisz na określony sposób rozliczania się. Możesz to robić samemu, lepiej jednak zdecydować się na obsługę zewnętrzną - zwłaszcza, jeśli finanse nie są kierunkiem, który studiowałe(a)ś.

Koszt takiej obsługi zależy oczywiście od indywidualnych ustaleń, specyfiki firmy itd., średnio waha się w granicach 200-500 zł. Co więcej, jest to koszt, który możesz odjąć od swojego przychodu.

Wyrób pieczątkę firmową

Wyrobienie pieczątki wydaje się drobiazgiem, jednak jest niezbędne do dalszych działań związanych z uruchomianiem firmy - np. niektóre banki wymagają jej do założenia rachunku bankowego.

Pieczątkę można wyrobić w dowolnym punkcie oferującym takie usługi - pamiętać trzeba, żeby była na niej określona nazwa firmy (w tym przypadku - imię i nazwisko), adres prowadzenia działalności gospodarczej (najlepiej z numerami kontaktowymi) oraz numer NIP.

Koszt wyrobienia pieczątki nie powinien przekroczyć 50 złotych.

Załóż konto firmowe

Konto firmowe jest przydatne do prowadzenia działalności gospodarczej, a przede wszystkim niezbędne do rozliczania się z urzędem skarbowym. Założenie go jest sprawą prostą - nie wymaga zbyt wiele formalności, ważne żeby do banku przynieść dokumenty poświadczające rozpoczęcie działalności gospodarczej, przede wszystkim - wpis do ewidencji.

Problemem jest wybór najciekawszej oferty na rynku. Banki co kilka tygodni wprowadzają nowe oferty dla przedsiębiorców, trudno więc wskazać najkorzystniejszą propozycję. Zwrócić uwagę trzeba szczególnie na stałe koszty prowadzenia rachunku oraz na opłaty za przelewy. Ważne mogą być tez warunki udzielania kredytów czy rozliczeń zagranicznych - to zależy już jednak od konkretnej sytuacji przedsiębiorcy.

Uwaga
Osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą po dokonaniu formalności związanych z założeniem konta bankowego zobowiązana jest do złożenia w urzędzie skarbowym na druku NIP-1 - zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej prowadzącej samodzielną działalność gospodarczą.
  

Zgłoś się do ZUS

Niezależnie od wypełnienia wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej każda osoba prowadząca działalność gospodarczą musi w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych odpowiednie wnioski. Niezależnie od tego, czy ubezpieczenie ma obejmować wszelkie świadczenia, czy tylko dobrowolne zdrowotne - ta druga opcja jest możliwa, gdy przedsiębiorstwa ma opłacaną składkę na ubezpieczenie społeczne przez pracodawcę, u którego jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a jego wynagrodzenie jest równe lub przekracza wysokość minimalnej pensji.

Konieczne jest zgłoszenie ubezpieczonego na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA (czyli osoby prowadzącej działalność gospodarczą, która będzie objęta ubezpieczeniem społecznym i/lub ubezpieczeniem zdrowotnym). Jeśli przedsiębiorca zatrudnia dodatkowe osoby, one również muszą być zgłoszone do ZUS (ZUA).
Przydatne druki - ZUA i ZZA, a także ZPA i ZFA - dostępne są w programie Płatnik oraz w jednostkach ZUS.

Wzory druków:
ZFA
ZUA
ZZA
ZPA

Zgłoś się do PIS i PIP

Każdy przedsiębiorca, który zatrudni pracownika, musi w ciągu 30 dni zawiadomić o tym Państwową Inspekcję Pracy oraz Powiatową Inspekcję Sanitarną, składając odpowiednie wnioski.

Pobierz wniosek zgłoszeniowy do Państwowej Inspekcji Pracy!
» Karta zgłoszenia pracodawcy do PIP

Szczególnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają przedsiębiorcy prowadzący działalność związaną ze zdrowiem i życiem klientów: punkty gastronomiczne, zakłady kosmetyczne, ośrodki wypoczynkowe itp., jednak zgłosić się do niej musi każda osoba prowadząca działalność gospodarczą.

Pobierz wniosek zgłoszeniowy do Państwowej Inspekcji Sanitarnej!
» Karta zgłoszenia pracodawcy do PIS

Zawieszanie działalności

Jeżeli z jakiegoś powodu chciałbyś/chciałabyś zawiesić na jakiś czas swoją działalność - możesz to zrobić. Jednak jest to możliwe tylko w przypadku, gdy nie zatrudniasz pracowników. Można zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 1 do 24 miesięcy. W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej – nie możesz wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów.

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następuje na Twój wniosek. Należy wypełnić ten sam zintegrowany wniosek, co przy rejestracji nowej działalności z podaniem dnia, od którego zawieszasz swoją działalność (nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku w gminie).

Masz pytania lub wątpliwości?

Napisz e-mial do specjalisty, który odpowie na najciekawsze pytania (pytania@sohofinance.pl).

Jeśli Twoje pytanie nie może czekać i potrzebujesz pilnej odpowiedzi, zamów płatne konsultacje u eksperta, który jej udzieli jak tylko się z nim skontaktujesz (e-mail: ekspert@sohofinance.pl