Ta oferta pracy jest nieaktualna od 23 dni. Sprawdź aktualne oferty pracy dla Ciebie

Asystent/Asystentka ds. administracyjnych

  • Gdańsk, pomorskie pokaż mapę
  • Asystent
  • 28.08.2018

    Pracodawca ma prawo zakończyć rekrutację we wcześniejszym terminie.

    Graphic Data Polska sp. z o.o., pracująca dla Swiss Post Solutions, specjalisty w przetwarzaniu informacji i dostawcy innowacyjnych rozwiązań biznesowych, poszukuje do swojego biura w Gdańsku osoby, która dołączy do naszego przyjaznego zespołu specjalistów i pomoże nam w dalszym dynamicznym rozwoju firmy.
    Asystent/Asystentka ds. administracyjnych
    Miejsce pracy: Gdańsk
    Numer referencyjny: ADMPL02

    Opis stanowiska:

    Asystent / Asystentka ds. administracyjnych zajmować się będzie m.in.:

    • kontaktem z pracownikami Swiss Post Solutions różnego szczebla – rozmowy telefoniczne, uczestnictwo w telekonferencjach grupy roboczej
    • ustalaniem spotkań i sporządzaniem notatek ze spotkań i telekonferencji w formie stworzonych przez siebie szablonów dokumentów bądź uzupełniania istniejących szablonów dokumentów
    • dbaniem o dystrybucję i zbieranie odpowiednich informacji dotyczących danych zadań / projektów podczas spotkań i rozmów telekonferencyjnych
    • pilnowaniem egzekucji ustalonych podczas spotkań działań poprzez komunikację z uczestnikami tych spotkań (email, telefon),
    • aktualizacją informacji w systemach informatycznych (MS Office / MS Teams / MS Sharepoint / Dropbox),
    • komunikacją w imieniu działów technicznych z wewnętrznymi i zewnętrznymi klientami organizacji (email, telefon),
    • prowadzeniem rejestru licencji software i zbieranie informacji dotyczących tych licencji, opracowywanie informacji zbiorczej o licencjach,
    • opracowywaniem prezentacji w MS PowerPoint na podstawie informacji merytorycznych od pracowników SPS różnego szczebla
    • pozostałymi zadaniami administracyjnymi z zakresu rezerwacji hotelowych, organizacji eventów, rezerwacji podróży służbowych itp.
    • zadaniami administracyjnymi z zakresu organizacji pracy biura (organizacja zakupów, usług sprzątających, itp.)

    Wymagania:

    Osoba aplikująca na to stanowisko powinna wykazać się:

    • Bardzo dobrą znajomością j. angielskiego w mowie i piśmie (codzienna komunikacja z obcokrajowcami w j. angielskim) – poziom B2 minimum jako warunek konieczny.
    • Ponadprzeciętną znajomością MS Excel,
    • Dobrymi umiejętnościami z zakresu obsługi komputera i oprogramowania (przykładowo: MS Office / MS Teams / MS Sharepoint, Confluence, narzędzia raportujące itp.),
    • Dobrymi umiejętnościami tworzenia opracowań graficznych materiałów merytorycznych (MS PowerPoint)
    • Umiejętnością zarządzania wieloma priorytetami
    • Doskonałymi umiejętnościami organizacyjnymi,
    • Skrupulatnością i dokładnością, umiejętnością szybkiego tworzenia zrozumiałych notatek
    • Dobrymi umiejętnościami pracy w zespole

    Dodatkowymi atutami będą:

    • Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku,
    • Znajomość MS Visio

    Oferujemy:

    • Przyjazną atmosferę w pracy,
    • Możliwość rozwoju zawodowego,
    • Ciekawą pracę w interesującej i rozwojowej branży,
    • Pracę w międzynarodowym środowisku,
    • Prywatną opiekę medyczną dla Pracownika i jego najbliższych,
    • Dużą swobodę działania,
    • Umowę o Pracę.
    Prosimy o przesyłanie CV w j.angielskim za pomocą przycisku APLIKUJ poniżej. 


    Klikając w przycisk „Aplikuj”, „Aplikuj teraz” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne do Graphic Data Polska, Wały Piastowskie 1, 80855 Gdańsk (Pracodawca, administrator danych), zgadzasz się na przetwarzanie przez Pracodawcę Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
     
    Jeżeli chcesz, abyśmy zachowali Twoje CV w naszej bazie, umieść dodatkowo w CV następującą zgodę: „Zgadzam się na przetwarzanie przez Graphic Data Polska, Wały Piastowskie 1, 80855 Gdańsk danych osobowych zawartych w moim zgłoszeniu rekrutacyjnym dla celów przyszłych rekrutacji”.

    W każdym czasie możesz cofnąć zgodę, kontaktując się z nami pod adresem [email protected]
     
    Twoje dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych (według wymogów ogłoszenia), przetwarzamy w oparciu o przepisy prawa i ich podanie jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe (np. wizerunek) przetwarzamy na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, którą wyraziłaś/eś wysyłając nam swoje zgłoszenie rekrutacyjne i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.
     
    Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji. W tym celu będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi.
     
    Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś zgodę) do innego administratora danych. Masz także prawo do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
     
    Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres 2 miesięcy, a gdy wyraziłaś/eś zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach przez okres 6 miesięcy. Ponadto Twoje dane osobowe możemy przechowywać dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji przez okres 12 miesięcy.
     
    Twoje dane osobowe możemy przekazać dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT takich jak hosting oraz dostawcom systemów informatycznych.
     
    Nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

    W razie pytań możesz się z nami skontaktować pod adresem [email protected]