Asystent / Asystentka Zarządu

Twój zakres obowiązków

• Jako Asystent / Asystentka Zarządu będziesz odpowiedzialny/a za wspieranie Członków Zarządu w organizacji ich codziennej pracy biurowej oraz w ich strategicznych inicjatywach wpływających na rozwój naszej organizacji.

• Wsparcie Zarządu i działania prac Biura Zarządu w kwestiach organizacyjnych i administracyjnych;

• Zapewnienie aktualnych dokumentów Spółki (np. zaświadczenia z: ZUS, US, KRK, KRS);

• Organizacja kalendarza Członków Zarządu, podróży służbowych, spotkań i wizyt gości oraz rezerwacja niezbędnych zasobów na spotkania (sale, tłumacze, obsługa techniczna, catering);

• Obsługa recepcyjna gości Zarządu i bieżący kontakt z klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi firmy;

• Przygotowywanie komunikacji wewnętrznej, prezentacji i raportów;

• Zapewnienie poufności i sprawnego obiegu powierzonych dokumentów;

• Zapewnienie koniecznych zasobów i tworzenie atmosfery sprzyjającej wzajemnemu zaufaniu;

• Zapewnienie efektywnego przepływu informacji pomiędzy Zarządem a podległymi działami i całą organizacją;

• Koordynacja przepływu dokumentów i informacji w firmie, a w szczególności:

• sporządzanie notatek ze spotkań, monitorowanie terminów,

• przedkładanie dokumentów do podpisu Zarządu lub do wiadomości Zarządu,

• wysyłkę not wewnętrznych podpisywanych przez Zarząd zgodnie z rozdzielnikiem;

• Przygotowywanie i koordynowanie grafiku dyżurów w ramach procedury zarządzania kryzysowego w Grupie.

Nasze wymagania

To oferujemy