Asystent Biura i Recepcji

Zakres obowiązków :

• Planowanie budżetu Działu Administracji, przewidywanie kosztów utrzymania budynków Spółki w kolejnym roku w tym dodatkowych projektów ( np.remonty) oraz bieżących wydatków ( np. zakupy spożywcze / artykuły biurowe)
• Kontrola realizacji założonego budżetu w podległym dziale        
• Nadzór nad pracą recepcji, kontrola wydatków za zamawiane towary i usługi                    
• Koordynowanie i rozliczanie usług: prac remontowych, sprzątania biura, doręczania przesyłek na terenie fabryki, wysyłek paczek, usług ogrodniczych                           
• Kontrola i organizacja konferencji i podróży służbowych ( rezerwacja sal, hoteli, biletów lotniczych)                        
• Rozliczanie faktur za zamawiane towary i usługi , rozdzielanie kosztów na zamawiające działy, akceptacja kosztów             
• Prowadzenie kalendarza Dyrektora Fabryki ( koordynowanie spotkań, zamawianie cateringu, rezerwacja sal, biletów, hoteli itp.)                   
• Obsługa klientów wewnętrznych i zewnętrznych biura zgodnie z określonym standardem Spółki         
• Koordynowanie bazy umów w fabryce, wprowadzanie umów do bazy, kontrola nad akceptacjami oraz kontrola nad prawidłowym obiegiem dokumentów
• Prowadzenie kalendarza Factory Tours (koordynacja zwiedzania fabryki, uzyskanie zgody od menadżerów wydziałów oraz Dyrektora fabryki)                         
• Nadzór nad wywozem dokumentów do Archiwum, udostępnianie dokumentów do celów audytowych, organizacja brakowania dokumentacji zgodnie z Retention Policy              
• Wyznaczanie zadań podległemu zespołowi oraz kontrola ich realizacji