Oferta pracy

Asystent/-ka Biura

BNI Poland Sp. z o. o.O firmie

  • Twarda 18, Warszawa
    Warszawa, mazowieckie
  • Ogłoszenie wygasło 2 miesiące temu
  • umowa o pracę
  • pełny etat
  • asystent

BNI Poland Sp. z o. o.

Twarda 18

Warszawa

Twój zakres obowiązków

Głównym celem stanowiska jest wspieranie sprawnego funkcjonowania organizacji poprzez opiekę nad biurem, recepcją i gośćmi BNI. Codzienne zadania to: wystawianie FV i proform, dbanie o prawidłowe funkcjonowanie i obsługę systemów i platform raportowych, kontakt z działem wsparcia w USA w razie problemów i monitorowanie rozwiązań, otwieranie i zamykanie biura, dbanie o porządek i odpowiedni stan zapasów w salach spotkań i kuchni, opieka nad sprzętem biurowym i kuchennym, monitorowanie stanu zapasów materiałów biurowych i spożywczych oraz ich zamawianie zgodnie z zapotrzebowaniem, opiekę nad gośćmi biura oraz obsługę spotkań i szkoleń w biurze, przygotowywanie zestawień, raportów i prezentacji na potrzeby działu administracji, pracowników Biura Narodowego, zamawianie biletów i hoteli, realizację zamówień zleconych przez przełożonego m.in. na sprzęt, książki i catering, obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsługa skrzynki mailowej oraz telefonu przypisanego do Biura Narodowego, realizacja zamówień na przesyłki kurierskie i pocztowe, a także skanowanie, kopiowanie, archiwizacja i niszczenie dokumentów.

Kandydat/-ka będzie odpowiedzialna za:

- Przygotowywanie i obsługę spotkań biznesowych oraz szkoleń,

- Kontakt telefoniczny/komunikację z obecnymi i nowymi przedsiębiorcami,

- Realizowanie bieżących zadań administracyjno-biurowych,

- Rezerwację hoteli i organizację podróży służbowych,

- Wystawianie faktur pro forma i faktur VAT zgodnie z przyjętymi procedurami,

- Kontrolę nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz ich papierową i elektroniczną archiwizację,

- Obsługę wewnętrznych systemów BNI.

Podział czasu pracy
40%

Zadania administracyjno-biurowe

10%

Obsługa spotkań biznesowych

40%

Obsługa skrzynki biurowej

10%

Kontakt telefoniczny z klientami

Nasze wymagania

- Znajomość MS Office, w szczególności MS Excel,

- Myślenie analityczne,

- Umiejętność pracy zespołowej,

- Pozytywne nastawienie do nauki i przejmowania nowych obowiązków,

- Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,

- Zorganizowanie i dokładność w działaniu.

Mile widziane

- Status studenta (2-4 rok)

  • Benefity

  • dofinansowanie zajęć sportowych

  • prywatna opieka medyczna

  • dofinansowanie nauki języków

  • możliwość pracy zdalnej

  • elastyczny czas pracy

  • owoce

  • spotkania integracyjne

  • firmowa biblioteka

  • świętowanie urodzin

  • program rekomendacji pracowników