Asystent Zarządu – Office Manager

Nie chcesz pracować w korporacji, potrzebujesz poczucia ciągłego rozwoju poprzez pracę w ciekawym otoczeniu biznesowym, realizację różnorodnych zadań oraz współpracę z inspirującymi ludźmi? Jeśli do tego lubisz pracę o charakterze administracyjno-organizacyjnym, chcesz pracować w małym zespole, w komfortowym biurze w Krakowie, daj sobie szansę i prześlij do nas CV.

Zadania:

• Zarządzanie i administrowanie obiegiem dokumentów, korespondencji i informacji w organizacji oraz w ramach poszczególnych projektów (e-maile, umowy, faktury, druki delegacji, wnioski, raporty, prezentacje, itp.) - przygotowywanie, kompletowanie, archiwizowanie, porządkowanie, przesyłanie dalej, wprowadzanie do systemu.
• Wsparcie księgowości w przygotowywaniu, sprawdzaniu i kompletowaniu dokumentów związanych ze sprzedażą i rozliczaniem projektów, np. wystawianie faktur, przygotowywanie przelewów, pilnowanie terminów płatności zobowiązań.
• Wsparcie 3-osobowego Zarządu i zespołu kierowników w zadaniach wynikających z bieżących tematów oraz projektów; zadania z serii: organizacja wyjazdu na delegację zagraniczną, organizacja spotkania poza biurem albo video, prowadzenie kalendarza Zarządu w kontekście kluczowych projektów i wydarzeń.
• Wsparcie w obsłudze recepcji biura Zarządu – przyjmowanie telefonów i korespondencji, przyjmowanie gości.
• Pełnienie funkcji Project Managera - sprawowanie generalnego nadzoru nad wszystkimi ważnymi wydarzeniami, inicjatywami i projektami, tak aby wszystko zostało wykonane w terminie, z oczekiwanym rezultatem i w założonym budżecie; przypominanie i egzekucja wykonania zadań delegowanych Zarządowi, Zespołowi lub podmiotom zewnętrznym.
• Pełnienie funkcji specjalisty PR – utrzymywanie kontaktu z kluczowymi partnerami, organizacjami i interesariuszami w kwestiach operacyjnych (bieżący kontakt mailowy i telefoniczny, odpowiadanie na zapytania, przekazywanie informacji i ważnych komunikatów), publikowanie aktualności na stronie internetowej, zamieszczanie przygotowanych postów w mediach społecznościowych zgodnie z instrukcją).
• Organizowanie spotkań inicjowanych przez Zarząd – rezerwacja lub wyszukanie odpowiedniej sali, zamówienie usługi cateringowej, potwierdzanie obecności zaproszonych osób, wydrukowanie niezbędnych materiałów lub dokumentów, przygotowanie narzędzi tj. rzutnik, ekran, tablica, mikrofon, itp.