NOBU HOTEL WARSAW

Executive Assistant

NOBU HOTEL WARSAWO firmie

NOBU HOTEL WARSAW

Wilcza 73

Warszawa

Executive Assistant
Location: Warsaw
Department: Administration
Position: Executive Assistant
Reports to: General Manager
Start date: mid-March/April 1

Job Summary

Provide administrative support for the General Manager and Hotel Manager, including coordination of schedules, travel plans, expenses, filing, tracing, answering telephones (for entire executive office as required), printing reports, reporting, maintaining departmental records/logs; Will provide clerical/secretarial support to other key executives as needed.
 

Essential Functions

  • Maintain complete knowledge of and comply with all departmental policies/service procedures/standards.
  • Maintain complete knowledge of correct maintenance and use of equipment.
  • Anticipate guests’ needs, respond promptly and acknowledge all guests, however busy and whatever time of day.
  • Maintain positive guest relations at all times.
  • Resolve guest complaints, ensuring guest satisfaction.
  • Monitor and maintain cleanliness, sanitation and organization of assigned work areas.
  • Access all functions of computer.
  • Set up work station with necessary supplies and resource materials.
  • Complete supply requisitions and submit to General Manager; stock office supplies upon receipt.
  • Answer telephone and manage calls schedule of leadership team.
  • Screen calls for General Manager as requested.
  • Make telephone calls to specified individuals as requested by the General Manager.
  • Greet all individuals arriving at executive offices and assist with their needs.
  • Document and maintain appointment calendar for General Manager.
  • Arrange meeting room requirements as requested by the General Manager.
  • Maintain accurate trace files and communicate daily traces to General Manager.
  • Establish and maintain filing procedures.
  • Prepare the daily Nobu now, informing all departments of hotel happenings.
  • Maintain a confidential current management telephone roster and distribute to designated personnel.
  • Retrieve and distribute departmental mail.
  • Process requests for overnight mail and other delivery/messenger services.
  • Prepare and send faxes; receive and distribute faxes to appropriate personnel.
  • Attend designated meetings, take minutes, transcribe and distribute.
  • Document all guest requests/complaints and communicate such to respective personnel for proper handling.
  • Follow up on guest satisfaction.
  • Forward all guest comment cards to the General Manager; prepare response letters. Follow up where required.
  • Coordinate and process invitations to General Manager's welcome party and Chef's tables.
  • Print daily menu specials as given by the Executive Chef for each meal period.
  • Prepare complimentary and purchased gift certificates.
  • Prepare and distribute General Manager's requests for complimentary room reservations.
  • Complete and distribute amenity request forms; follow up on any changes.
  • Maintain a current manual on all departmental forms and form letters with instructions.
  • Coordinate service repairs for office equipment, ensuring minimal costs.
  • Prepare work orders for maintenance repairs and distribute to Engineering.
  • Monitor completion of work orders submitted.
  • Coordinate travel arrangements, hotel reservations and car rentals as required for the General Manager's business travel needs.
  • Coordinate floral and other vendor amenity requests with authorized suppliers.
  • Maintain confidentiality and security of specified hotel information, correspondence, reports and files.

Required Qualifications:

  • Excellent customer service focus and communication skills.
  • Experience working in a hotel or hospitality environment is an asset.
  • High school graduate.
  • High level fluency in Polish and English, both verbal and non-verbal

Ability to:

  • Perform job functions with attention to detail, speed and accuracy.
  • Prioritize and organize.
  • Be a clear thinker, remaining calm and resolving problems using good judgment.
  • Follow directions thoroughly.
  • Understand guest’s service needs.
  • Work cohesively with co-workers as part of a team.
  • Work with minimal supervision.
  • Maintain confidentiality of guest information and pertinent hotel data.
  • Ascertain departmental training needs and provide such training.
  • Direct performance of staff and follow up with corrections when needed.
  • Certification of previous training in computers.
  • Previous guest relations training.
  • Ability to input and access information in the property management system/computers/point of sales system.
Klikając w przycisk „Wyślij” zgadzasz się na przetwarzanie przez NBHW Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-670), przy ul. Wilczej 73 Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
 
W każdym czasie możesz cofnąć zgodę, kontaktując się z nami pod adresem
[email protected] Twoje dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych (według wymogów ogłoszenia), przetwarzamy w oparciu o przepisy prawa i ich podanie jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe (np. wizerunek) przetwarzamy na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, którą wyraziłaś/eś wysyłając nam swoje zgłoszenie rekrutacyjne i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji. W tym celu będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi. Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś zgodę) do innego administratora danych. Masz także prawo do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
 
Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres 4 miesięcy od daty przesłania zgłoszenia rekrutacyjnego, a gdy wyraziłaś/eś zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach przez okres 12 miesięcy. Nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W razie pytań możesz się z nami skontaktować pod adresem
[email protected].
 
Klikając w przycisk „Wyślij” zgadzasz się na przetwarzanie przez NBHW Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-670), przy ul. Wilczej 73 danych osobowych zawartych w Twoim zgłoszeniu rekrutacyjnym na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę (zgoda obejmuje dodatkowe dane osobowe, które nie zostały wskazane w Kodeksie pracy lub innych przepisach prawa, np. Twój wizerunek, zainteresowania). Dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych przepisach prawa (m.in. Twoje imię, nazwisko, doświadczenie zawodowe, wykształcenie) przetwarzamy na podstawie przepisów prawa.
 
Jeżeli nie chcesz, abyśmy przetwarzali dodatkowe dane o Tobie, nie umieszczaj ich w swoich dokumentach.
 
Zgody są dobrowolne. W każdym momencie możesz cofnąć udzieloną zgodę, wysyłając e-mail na adres: [email protected], co nie ma wypływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.
Executive Assistant
Location: Warsaw
Department: Administration
Position: Executive Assistant
Reports to: General Manager
Start date: mid-March/April 1

Job Summary

Provide administrative support for the General Manager and Hotel Manager, including coordination of schedules, travel plans, expenses, filing, tracing, answering telephones (for entire executive office as required), printing reports, reporting, maintaining departmental records/logs; Will provide clerical/secretarial support to other key executives as needed.
 

Essential Functions

  • Maintain complete knowledge of and comply with all departmental policies/service procedures/standards.
  • Maintain complete knowledge of correct maintenance and use of equipment.
  • Anticipate guests’ needs, respond promptly and acknowledge all guests, however busy and whatever time of day.
  • Maintain positive guest relations at all times.
  • Resolve guest complaints, ensuring guest satisfaction.
  • Monitor and maintain cleanliness, sanitation and organization of assigned work areas.
  • Access all functions of computer.
  • Set up work station with necessary supplies and resource materials.
  • Complete supply requisitions and submit to General Manager; stock office supplies upon receipt.
  • Answer telephone and manage calls schedule of leadership team.
  • Screen calls for General Manager as requested.
  • Make telephone calls to specified individuals as requested by the General Manager.
  • Greet all individuals arriving at executive offices and assist with their needs.
  • Document and maintain appointment calendar for General Manager.
  • Arrange meeting room requirements as requested by the General Manager.
  • Maintain accurate trace files and communicate daily traces to General Manager.
  • Establish and maintain filing procedures.
  • Prepare the daily Nobu now, informing all departments of hotel happenings.
  • Maintain a confidential current management telephone roster and distribute to designated personnel.
  • Retrieve and distribute departmental mail.
  • Process requests for overnight mail and other delivery/messenger services.
  • Prepare and send faxes; receive and distribute faxes to appropriate personnel.
  • Attend designated meetings, take minutes, transcribe and distribute.
  • Document all guest requests/complaints and communicate such to respective personnel for proper handling.
  • Follow up on guest satisfaction.
  • Forward all guest comment cards to the General Manager; prepare response letters. Follow up where required.
  • Coordinate and process invitations to General Manager's welcome party and Chef's tables.
  • Print daily menu specials as given by the Executive Chef for each meal period.
  • Prepare complimentary and purchased gift certificates.
  • Prepare and distribute General Manager's requests for complimentary room reservations.
  • Complete and distribute amenity request forms; follow up on any changes.
  • Maintain a current manual on all departmental forms and form letters with instructions.
  • Coordinate service repairs for office equipment, ensuring minimal costs.
  • Prepare work orders for maintenance repairs and distribute to Engineering.
  • Monitor completion of work orders submitted.
  • Coordinate travel arrangements, hotel reservations and car rentals as required for the General Manager's business travel needs.
  • Coordinate floral and other vendor amenity requests with authorized suppliers.
  • Maintain confidentiality and security of specified hotel information, correspondence, reports and files.

Required Qualifications:

  • Excellent customer service focus and communication skills.
  • Experience working in a hotel or hospitality environment is an asset.
  • High school graduate.
  • High level fluency in Polish and English, both verbal and non-verbal

Ability to:

  • Perform job functions with attention to detail, speed and accuracy.
  • Prioritize and organize.
  • Be a clear thinker, remaining calm and resolving problems using good judgment.
  • Follow directions thoroughly.
  • Understand guest’s service needs.
  • Work cohesively with co-workers as part of a team.
  • Work with minimal supervision.
  • Maintain confidentiality of guest information and pertinent hotel data.
  • Ascertain departmental training needs and provide such training.
  • Direct performance of staff and follow up with corrections when needed.
  • Certification of previous training in computers.
  • Previous guest relations training.
  • Ability to input and access information in the property management system/computers/point of sales system.
Klikając w przycisk „Wyślij” zgadzasz się na przetwarzanie przez NBHW Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-670), przy ul. Wilczej 73 Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
 
W każdym czasie możesz cofnąć zgodę, kontaktując się z nami pod adresem
[email protected] Twoje dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych (według wymogów ogłoszenia), przetwarzamy w oparciu o przepisy prawa i ich podanie jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe (np. wizerunek) przetwarzamy na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, którą wyraziłaś/eś wysyłając nam swoje zgłoszenie rekrutacyjne i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji. W tym celu będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi. Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś zgodę) do innego administratora danych. Masz także prawo do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
 
Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres 4 miesięcy od daty przesłania zgłoszenia rekrutacyjnego, a gdy wyraziłaś/eś zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach przez okres 12 miesięcy. Nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W razie pytań możesz się z nami skontaktować pod adresem
[email protected].
 
Klikając w przycisk „Wyślij” zgadzasz się na przetwarzanie przez NBHW Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-670), przy ul. Wilczej 73 danych osobowych zawartych w Twoim zgłoszeniu rekrutacyjnym na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę (zgoda obejmuje dodatkowe dane osobowe, które nie zostały wskazane w Kodeksie pracy lub innych przepisach prawa, np. Twój wizerunek, zainteresowania). Dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych przepisach prawa (m.in. Twoje imię, nazwisko, doświadczenie zawodowe, wykształcenie) przetwarzamy na podstawie przepisów prawa.
 
Jeżeli nie chcesz, abyśmy przetwarzali dodatkowe dane o Tobie, nie umieszczaj ich w swoich dokumentach.
 
Zgody są dobrowolne. W każdym momencie możesz cofnąć udzieloną zgodę, wysyłając e-mail na adres: [email protected], co nie ma wypływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

Ogłoszenie archiwalne