Młodszy specjalista ds. organizacyjno- administracyjnych

Twój zakres obowiązków

1. Bieżąca obsługa recepcji:

• Rejestracja poczty przychodzącej, dekretowanie listów, skanowanie poczty dla zespołu,

• Rejestracja zwrotów listów z Poczty Polskiej oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO),

• Nadawanie korespondencji wychodzącej (Poczta Polska, kurier krajowy, zagraniczny, lokalny),

• Obsługa skrzynki mailowej,

• Opisywanie oraz archiwizacja pism zarejestrowanych w Workflow,

• Dbanie o wygląd recepcji i otoczenia,

• Powitanie gości, anonsowanie i kierowanie gości, przekazywanie i udzielanie podstawowych informacji,

2. Organizacja podróży służbowych – zakup biletów PKP i lotniczych oraz rezerwacja hoteli,

3. Odsyłanie oryginałów polis do klientów,

4. Odsyłanie i zamawianie dokumentów z archiwum zewnętrznego,

5. Zamawianie wizytówek i pieczątek,

6. Workflow - rejestracja wniosków, reklamacji i innych pism w systemie,

7. Rejestracja spraw sądowych przesłanych pocztą na adres siedziby firmy, w tym wprowadzanie nowych spraw do systemów Bankowych. Współpraca z kancelariami zewnętrznymi w tym raportowanie, przekazanie pozwów oraz weryfikacja i przekazanie pism powiązanych ze sprawami prowadzonymi przez współpracujące kancelarie,

8. Wsparcie w zakresie wysyłki opracowanych odpowiedzi na wezwania Sądów do złożenia zeznań,

9. Postępowanie zgodnie z obowiązującymi w Banku przepisami wewnętrznymi regulującymi zasady obiegu korespondencji, w tym zabezpieczenie przed zniszczeniem i dostępem osób trzecich dokumentów, przesyłek, ewidencji i rejestrów korespondencji,

10. Zwracanie szczególnej uwagi na osoby zachowujące się w sposób podejrzany, jak również wszelkiego rodzaju pakunki pozostawione "bez opieki" i bezzwłoczne zgłaszanie podejrzanych zdarzeń Pracownikowi Ochrony, postępowanie zgodne z obowiązującymi w Banku przepisami wewnętrznymi regulującymi zasady kontroli ruchu osobowego,

11. Wykonywanie innych zadań zlecanych przez przełożonego zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami oraz zgodnie z zajmowanym stanowiskiem.

Obowiązki generalne pracownika:

1. Dążenie do doskonalenia swojej wiedzy oraz umiejętności mających wpływ na jakość i rezultaty wykonywanej pracy,

2. Odpowiedzialność za powierzone zadania i procesy oraz zgłaszanie pomysłów mających na celu poprawę i zwiększenie efektywności i jakości pracy w organizacji (również w innych obszarach organizacyjnych),

3. Znajomość i przestrzeganie wewnętrznych regulacji, powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz norm etycznych, a w przypadku stanowisk kierowniczych nadzorowanie podległych pracowników w tym zakresie,

4. Zgłaszanie przełożonym niezgodności i odstępstw od funkcjonowania obowiązujących procesów i standardów postępowania w organizacji,

5. Ochrona informacji przetwarzanej w Banku przed nieuprawnionym dostępem odpowiednio do posiadanych informacji i wymogów przepisów prawa, a w przypadku stanowisk kierowniczych nadzorowanie podległych pracowników w tym zakresie,

6. Ochrona danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w przypadku stanowisk kierowniczych nadzorowanie podległych pracowników w tym zakresie,

7. Przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych a w przypadku stanowisk kierowniczych także organizowanie podległych stanowisk pracy zgodnie z przepisami BHP, w tym przeprowadzanie szkoleń stanowiskowych podległych pracowników, egzekwowanie od pracowników przestrzegania przepisów BHP, dokonywanie oceny ryzyka zawodowego.

Nasze wymagania

PRACA 100% STACJONARNA 8-16 Z OPCJĄ PÓŹNIEJSZEGO WDROŻENIA HO 1-2 DNI W TYGODNIU.