Office Manager

Twój zakres obowiązków

• Reprezentacja firmy w przyjmowaniu gości – witanie gości, przygotowywanie i wskazywanie miejsca spotkania, przygotowanie napojów

• Zarządzanie korespondencją pocztową nadawanie przesyłek, przyjmowanie i ewidencja przesyłek firmowych i pracowniczych.

• Przyjmowanie dostaw regularnych, koordynacja przyjęcia (np. dostawy owoców, artykułów biurowych i spożywczych itp.)

• Zarządzanie prawidłową ewidencją dokumentów firmowych, np. ewidencja dokumentów księgowych, przekazywanie do odpowiedniego zespołu.

• Organizacja podróży służbowych w współpracy z agentem podróży - przyjmowanie zgłoszeń rezerwacji lotów/taksówek.

• Agregowanie i przekazywanie zgłoszeń/uwag od pracowników do odpowiednich zespołów/osób.

• Przyjmowanie zgłoszeń usterek, koordynacja zgłoszenia do Serwisu Technicznego oraz monitorowanie przebiegu zgłoszenia.

• Kontakt i współpraca z Recepcją, Zarządcą, Działem Technicznym i Ochroną Budynku - w tym m.in. zarządzanie parkingiem, awizacja dostaw, spotkań firmowych itp.

• Wsparcie w organizacji spotkań/szkoleń/prezentacji/imprez wewnętrznych - realizowanie zamówień cateringowych, przygotowywanie salek konferencyjnych

• Koordynacja i zarządzanie zamówieniami podstawowego wyposażenia w artykuły biurowe i spożywcze

• Wsparcie w zarządzaniu rezerwacjami salek konferencyjnych

• Wsparcie w przeprowadzaniu kampanii informacyjnych wewnętrznych (np. wydruk i udostępnianie plakatów).

• Zarządzanie sprzętem IT pracowników, przekazywanie, odbiór

Nasze wymagania

To oferujemy

Przewidujemy 2 etapy rekrutacji:

1. spotkanie z pracownikiem działu HR i pracownikiem działu Zarządzania Nieruchomościami

2. spotkanie z przełożonym