Pracownik administracyjno-biurowy

Twój zakres obowiązków

• Obsługa platformy do zarządzania zadaniami ClickUp (w tym tworzenie swoich własnych zadań, realizacja przydzielonych)

• Reprezentowanie firmy przed Klientem

• Wyszukiwanie firm zainteresowanych współpracą (przeglądanie zasobów Internetu, telefonowanie, korespondencja mailowa)

• Tworzenie zapytań ofertowych na potrzebne do obsługi Klientów elementy

• Rozsyłanie zapytań ofertowych do zainteresowanych firm

• Telefonowanie w sprawie rozesłanych zapytań ofertowych - wyjaśnianie wątpliwości, pilnowanie terminów

• Przesyłanie do współpracowników e-mailem materiałów potrzebnych do prawidłowej realizacji powierzonych zadań

• Tworzenie i wysyłanie / składanie pism

• Tworzenie protokołów zdawczo-odbiorczych

• Wypełnianie wniosków, oświadczeń, druków urzędowych

• Telefonowanie w sprawie złożonych pism - wyjaśnianie wątpliwości, pilnowanie terminów

• Obsługa korespondencji - wysyłanie pism pocztą

• Zlecanie przelewów związanych z wymogami administracji publicznej (np. opłaty za pełnomocnictwo)

• Opracowywanie dokumentacji związanych z rejestracją pracowników

• Umawianie spotkań, rezerwowanie wizyt

• Planowanie własnego kalendarza

• Sporządzanie raportów tygodniowych z wykonywanych zadań

• Tworzenie agend planowanych spotkań

• Tworzenie notatek z odbytych spotkań

• Koordynowanie współpracy z agencją reklamową w zakresie działań promocyjnych firmy

• Analiza efektywności prowadzonych działań promocyjnych firmy

• Szykowanie dokumentów do przekazania dla Biura Rachunkowego (głównie drukowanie, opisywanie i skanowanie faktur)

• Opracowywanie analiz rozwiązań na potrzeby działań bieżących firmy (np. programów dofinansowań unijnych)

• Wizyty w placówkach instytucji, z którymi firma współpracuje (składanie wniosków, odbieranie dokumentów)

• Wizyty w drukarniach - zlecanie wykonania wydruków rysunków, odbiory rysunków

• Wizyty na poczcie - nadawanie i odbieranie listów

• Koordynowanie procedur związanych z RODO

• Odbieranie faktur miesięcznych z miejsc, które wystawiają faktury zbiorcze (np. poczta, drukarnia)

• Wystawianie faktur

• Zgrywanie zdjęć z działań firmowych, sortowanie i dzielenie na odpowiednie kategorie

Nasze wymagania

To oferujemy

O nas

Nasza firma zajmuje się prowadzeniem inwestycji okołobudowlanych w segmentach B2B oraz B2C. Jest to organizacja procesu inwestycyjnego oraz późniejsze pilotowanie go. Poszukiwana osoba miałaby być zdalnym wsparciem stacjonarnym dla managerów prowadzonych projektów.