Recepcjonistka / Administrator Biura

Twój zakres obowiązków

• Organizacja wizyt gości (spotkania, rezerwacja hoteli, zamawianie transportu)

• Odbieranie telefonów, odpowiadanie na e-maile

• Współpraca z pocztą i firmami kurierskimi oraz zarządzanie korespondencją

• Koordynowanie i zarządzanie terminami, spotkaniami i harmonogramem sal konferencyjnych

• Nadzór nad salami konferencyjnymi (przygotowanie sal na rozmowy, wizyty gości, spotkania wewnętrzne)

• Współpraca z dostawcami materiałów biurowych oraz zamawianie innych artykułów w razie potrzeby (przygotowanie i weryfikacja zamówień)

• Współpraca z dostawcami cateringu

• Weryfikacja faktur od dostawców oraz monitorowanie należności

• Prowadzenie i przechowywanie dokumentów biurowych

• Organizacja imprez integracyjnych

• Zarządzanie odzieżą roboczą (zamawianie, kontrola stanu odzieży)

• Zarządzanie pakietami medycznymi i ubezpieczeniowymi – dokonywanie zgłoszeń pracowników, obsługa platformy

• Koordynacja rozmów rekrutacyjnych

• Koordynacja zatrudnień (przygotowanie/wydanie kart pracowniczych, przydział szafek, itp.)

• Nadzór nad systemem czasu pracy pracowników tymczasowych i kontakt z agencją pracy (wyjaśnianie przyczyn nieobecności, przyjmowanie wniosków od pracowników itp.)

• Umieszczanie ogłoszeń na stronie wewnętrznej firmy

• Wykonywanie innych obowiązków zleconych przez przełożonego

• Praca zgodnie z wytycznymi systemów zarządzania środowiskiem i jakością (ISO 14001 & ISO 9001)

Nasze wymagania