Ta oferta pracy jest nieaktualna od 31 dni. Sprawdź aktualne oferty pracy dla Ciebie

Receptionist - Team Assistant

  • Warszawa, mazowieckie pokaż mapę
  • Asystent
  • 15.01.2019

    Pracodawca ma prawo zakończyć rekrutację we wcześniejszym terminie.

    World Bank

    The World Bank Warsaw Office looking for a Receptionist - Team Assistant, who is expected to support various Teams. The position is based in Warsaw. 

    Receptionist - Team Assistant

    Miejsce pracy: Warszawa
    JOB DESCRIPTION:
    • Provides assistance to the Budget, Performance Review and Strategic Planning Team:
      • copying/scanning invoices and stamping with "paid" stamp;
      • preparing VAT claims - entering data into excel spreadsheet and reconciling with SAP lists;
      • printing invoices from Travel Agency;
      • printing Travel Requests and air/train tickets and matching them with printed invoices issued by Travel Agency;
      • calculation of Country Manager's (CM) utility expenses (needed for calculation of refund amount);
      • preparation of documents (numbering invoices) for submission to the Ministry of Foreign Affairs on a quarterly basis;
      • shredding accounting documents older than 7 years;
      • UPI requests for new staff, STT/STCs, travelers and honoraria recipients: collecting documents from candidates including responses to "conflict of interest questionnaire", submitting requests on line accompanied with downloaded passports/ID and certificate letters signed by the CM;
      • Annual inventory of both regular assets and IT equipment: physical count and reconciliation with excel spreadsheet data, collecting inventory # of items declared for disposals;
      • checking cellular phone bills/calculation of personal calls;
      • ordering office supplies;
      • other ad hoc tasks.
    •  Provides support to IFC, MIGA and ICSID:
      • Coordinating schedules of meetings during missions,
      • Assistance in drafting and distributing a variety of routine documents;
      • Making travel arrangements;
      • Managing the flow of documents;
      • Supporting the Teams in everyday demand situations;
      • Editing and formatting of reports;
      • Organizing various high level conferences and workshops, preceded by procurement of goods and services (local hotels, travel agencies, event companies);
      • Filing documents in WBDocs;
      • Processes consultant contracts and travel requests through SAP. 
    • Handles Receptionist's duties: mail, pouch, incoming outgoing fax, correspondence and press distribution, answering and phone screening, forwarding messages and assisting the WB clients at the front desk as the first point of contact. 
    • Provides back-up support to various teams.

    MINIMUM EDUCATION/EXPERIENCE AT RECRUITMENT:

    • Minimum Education: High School
    • Minimum Years of Relevant Experience: 2

    SKILLS:

    • An excellent command of English and Polish, verbal and written;
    • demonstrated excellent office support: proficiency in using standard computer applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet);
    • Strong organization skills;
    • Strong interpersonal and communication skills.

    ABILITY TO:

    • Work in a team;
    • Communicate clearly and concisely, both orally and in writing;
    • Organize and prioritize multiple tasks;
    • Operate office machines such as computers, fax and photocopiers;
    • Organize and carry out responsibilities to meet deadlines;
    • Adjust to the changing demands of the work.

    The selected candidate will be offered a 5 month appointment with possible extension for 6 more months. Please send your applications by January 22, 2019.

    Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aplikacji klikając w przycisk aplikowania.

    Motivation letter and CV should be sent in English only.

    Prosimy o zawarcie w CV klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Bank Światowy_ z siedzibą w Warszawie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 922)”. Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę moich danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji.

    Informujemy, że Administratorem danych jest Bank Światowy z siedzibą w Warszawie przy ul. E. Palter 53. Dane zbierane są dla potrzeb rekrutacji. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest obowiązkowe. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne.


    Klikając w przycisk „Aplikuj”, „Aplikuj teraz” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne do __Banku Światowego z siedzibą w Warszawie przy ul. E. Plater 53 (Pracodawca, Administrator danych), zgadzasz się na przetwarzanie przez Pracodawcę/Administratora danych Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.

    INFORMACJA OD PRACODAWCY/ADMINISTRATORA DANYCH
    Jeżeli chcesz, aby Twoje CV zostało wykorzystane podczas innych rekrutacji prowadzonych przez tego Pracodawcę, umieść dodatkowo w CV następującą zgodę: „Zgadzam się na przetwarzanie przez Bank Światowy z siedzibą w Warszawie przy ul. E. Plater 53 danych osobowych zawartych w moim zgłoszeniu rekrutacyjnym dla celów przyszłych rekrutacji.”.
    Twoje dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych (według wymogów ogłoszenia), są przetwarzane w oparciu o przepisy prawa i ich podanie jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe (np. Twój wizerunek) przetwarzamy na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, którą wyraziłaś/eś wysyłając nam swoje zgłoszenie rekrutacyjne i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.
    Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji. W tym celu będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi.
    Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś zgodę) do innego administratora danych. Masz także prawo do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
    Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres nie dłuższy niż 30 dni od momentu zakończenia rekrutacji. 

    Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz tutaj.