Oferta pracy

Pracodawca zakończył zbieranie zgłoszeń na tę ofertę

Aktualne oferty pracodawcy

Pracodawca zakończył zbieranie zgłoszeń na tę ofertę

Aktualne oferty pracodawcy
Oferta z szybkim aplikowaniem 
co to?
Na oferty z aktywnym „Aplikuj szybko” zaaplikujesz jednym kliknięciem. Korzystają one z danych używanych przez Ciebie przy ostatnim aplikowaniu. Jeśli jeszcze tego nie robiłaś/eś, nie przejmuj się. Za pierwszym razem trafisz na pełny formularz aplikowania.

Specjalista/Specjalistka ds. obsługi kancelaryjnej i sekretariatu

Zachęta - Narodowa Galeria Sztuki

Zachęta - Narodowa Galeria Sztuki

plac Stanisława Małachowskiego 3

Śródmieście

Warszawa

Twój zakres obowiązków

  • Prowadzenie obsługi kancelaryjnej zgodnie z obowiązującą w Zachęcie instrukcją, w tym m.in. przyjmowanie i rozdział przesyłek i dokumentów, skanowanie i ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów i dbanie o sprawny ich obieg, prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej, prowadzenie ewidencji przesyłek wpływających;

  • Obsługa korespondencji elektronicznej;

  • Administracja systemu epuap i elektronicznego obiegu dokumentów;

  • Przygotowanie i terminowa wysyłka zaproszeń na wystawy;

  • Bieżąca kontrola realizacji umów z firmami pocztowymi i kurierskimi, w tym m.in. rozliczanie faktur, kontrola zgodności opłat z zawartymi umowami oraz terminu obowiązywania umów;

  • Kreowanie właściwego wizerunku instytucji, dbanie o porządek, estetykę i czystość biura;

  • Prowadzenie i obsługi sekretariatu Dyrekcji;

  • Przygotowywanie i obsługa organizacyjno-recepcyjna spotkań Dyrekcji;

  • Wsparcie przy organizacji, koordynacji i rozliczania służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych Dyrekcji;

  • Sporządzanie projektów pism, sprawozdań, raportów i protokołów ze spotkań na polecenie Dyrekcji;

  • Wsparcie Dyrekcji w codziennych zadaniach, pozyskiwanie informacji i dbanie o prawidłowy proces ich przepływu;

  • Kompletowanie i przedkładanie dokumentów i korespondencji do podpisu oraz właściwa ich dystrybucja wewnątrz instytucji.

  • Wsparcie sekretariatu w codziennych zadaniach;

  • Pozostałe zadania zlecone przez przełożonego.

Nasze wymagania

  • wykształcenie minimum średnie, dodatkowym atutem będzie znajomość zasad etykiety lub protokołu dyplomatycznego oraz ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny;

  • mile widziane doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku;

  • mile widziana dobra znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie);

  • chęć poznania procesów w instytucji publicznej, ciekawość, dociekliwość i otwartość na wiedzę;

  • komunikatywność oraz wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach;

  • umiejętność zarządzania czasem, wykonywania różnorodnych zadań oraz ustalania priorytetów, samodzielność w wykonywaniu zadań, zaangażowanie, dokładność, rzetelność, skrupulatność;

  • umiejętność analitycznego myślenia i efektywnego rozwiązywania problemów;

  • wysoka kultura osobista, dyplomacja, dyskrecja i lojalność;

  • dobra znajomość programów m.in. pakietu Microsoft Office, umiejętność i chęć pracy w chmurze.

To oferujemy

  • stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę na pełny etat;

  • wynagrodzenie miesięczne 4 500,00 zł brutto;

  • możliwość rozwoju zawodowego;

  • pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku, zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, korzystna oferta dodatkowej opieki medycznej;

Na zgłoszenia czekamy do 15 czerwca 2022 r.

Zastrzegamy sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rekrutacji.

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami.

O nas

Zachęta — Narodowa Galeria Sztuki to instytucja, której misją jest popularyzacja sztuki współczesnej jako istotnego elementu życia kulturalnego i społecznego. Miejsce, gdzie prezentowane są najciekawsze zjawiska w sztuce XX i XXI wieku.

Galeria organizuje wystawy czasowe. W jej ponad stuletnich wnętrzach pokazywane były dzieła wybitnych artystów polskich i zagranicznych.

Każdy członek zespołu Zachęty pomaga zapewnić Zwiedzającym niezapomnianą wizytę w galerii.