Pracuj.plPracodawca zakończył zbieranie zgłoszeń na tę ofertę
Aktualne oferty pracodawcyPracodawca zakończył zbieranie zgłoszeń na tę ofertę
Aktualne oferty pracodawcySpecjalista/Specjalistka ds. obsługi kancelaryjnej i sekretariatu
Zachęta - Narodowa Galeria Sztuki
- plac Stanisława Małachowskiego 3, Śródmieście, WarszawaWarszawa, mazowieckie
- ogłoszenie wygasło 12 dni temu
- umowa o pracę
- pełny etat
- specjalista (Mid / Regular)
Zachęta - Narodowa Galeria Sztuki
plac Stanisława Małachowskiego 3
Śródmieście
Warszawa
Twój zakres obowiązków
Prowadzenie obsługi kancelaryjnej zgodnie z obowiązującą w Zachęcie instrukcją, w tym m.in. przyjmowanie i rozdział przesyłek i dokumentów, skanowanie i ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów i dbanie o sprawny ich obieg, prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej, prowadzenie ewidencji przesyłek wpływających;
Obsługa korespondencji elektronicznej;
Administracja systemu epuap i elektronicznego obiegu dokumentów;
Przygotowanie i terminowa wysyłka zaproszeń na wystawy;
Bieżąca kontrola realizacji umów z firmami pocztowymi i kurierskimi, w tym m.in. rozliczanie faktur, kontrola zgodności opłat z zawartymi umowami oraz terminu obowiązywania umów;
Kreowanie właściwego wizerunku instytucji, dbanie o porządek, estetykę i czystość biura;
Prowadzenie i obsługi sekretariatu Dyrekcji;
Przygotowywanie i obsługa organizacyjno-recepcyjna spotkań Dyrekcji;
Wsparcie przy organizacji, koordynacji i rozliczania służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych Dyrekcji;
Sporządzanie projektów pism, sprawozdań, raportów i protokołów ze spotkań na polecenie Dyrekcji;
Wsparcie Dyrekcji w codziennych zadaniach, pozyskiwanie informacji i dbanie o prawidłowy proces ich przepływu;
Kompletowanie i przedkładanie dokumentów i korespondencji do podpisu oraz właściwa ich dystrybucja wewnątrz instytucji.
Wsparcie sekretariatu w codziennych zadaniach;
Pozostałe zadania zlecone przez przełożonego.
Nasze wymagania
wykształcenie minimum średnie, dodatkowym atutem będzie znajomość zasad etykiety lub protokołu dyplomatycznego oraz ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny;
mile widziane doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku;
mile widziana dobra znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie);
chęć poznania procesów w instytucji publicznej, ciekawość, dociekliwość i otwartość na wiedzę;
komunikatywność oraz wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach;
umiejętność zarządzania czasem, wykonywania różnorodnych zadań oraz ustalania priorytetów, samodzielność w wykonywaniu zadań, zaangażowanie, dokładność, rzetelność, skrupulatność;
umiejętność analitycznego myślenia i efektywnego rozwiązywania problemów;
wysoka kultura osobista, dyplomacja, dyskrecja i lojalność;
dobra znajomość programów m.in. pakietu Microsoft Office, umiejętność i chęć pracy w chmurze.
To oferujemy
stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę na pełny etat;
wynagrodzenie miesięczne 4 500,00 zł brutto;
możliwość rozwoju zawodowego;
pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku, zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, korzystna oferta dodatkowej opieki medycznej;
Na zgłoszenia czekamy do 15 czerwca 2022 r.
Zastrzegamy sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rekrutacji.
Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami.
O nas
Zachęta — Narodowa Galeria Sztuki to instytucja, której misją jest popularyzacja sztuki współczesnej jako istotnego elementu życia kulturalnego i społecznego. Miejsce, gdzie prezentowane są najciekawsze zjawiska w sztuce XX i XXI wieku.
Galeria organizuje wystawy czasowe. W jej ponad stuletnich wnętrzach pokazywane były dzieła wybitnych artystów polskich i zagranicznych.
Każdy członek zespołu Zachęty pomaga zapewnić Zwiedzającym niezapomnianą wizytę w galerii.