Ta oferta pracy jest nieaktualna od 456 dni. Sprawdź aktualne oferty pracy dla Ciebie

Office Manager

  • Poznań, wielkopolskie
  • Kierownik
  • 19.03.2018

    Pracodawca ma prawo zakończyć rekrutację we wcześniejszym terminie.

    YouNick Technology Park

    Pierwszy w Polsce Prywatny Park technologiczny YouNick, do swego zespołu ludzi pozytywnie nakręconych pracą poszukuje nowego człowieka, który swoim entuzjazmem, zaangażowaniem i kompetencjami stanowić będzie wsparcie i pomoc dla współpracowników.

    Office Manager

    Miejsce pracy: Poznań

    Do obowiązków nowego pracownika należeć będzie:

    • Samodzielne prowadzenie spraw administracji i organizacji biurowej;
      • Zarządzanie i nadzór nad obiegiem korespondencji przychodzącej i wychodzącej
      • Rejestrowanie w komputerowym systemie administracyjnym zdarzeń związanych z korespondencją firmy
      • Weryfikacja, czy wszystkie zdarzenie są rejestrowane 
      • Archiwizacja i bieżąca rejestracja dokumentów firmowych i korporacyjnych (umów, zamówień, uchwał zarządu, etc)
      • Wsparcie pozostałych pracowników firmy we wprowadzaniu dokumentów do systemu
      • Weryfikacja umiejscowienia dokumentów w systemie i prawidłowości ich lokacji wg założonych procedur
    • Prowadzenie kalendarza spotkań i organizowanie wyjazdów członków zespołu
      • Rezerwacja środków transportu (rezerwacja biletów lotniczych, kolejowych)
      • Koordynacja terminarzy
      • Organizacja miejsc spotkań (catering, rezerwacje, wynajem sal)
      • Rozliczanie delegacji
    • Obsługa socjalno-organizacyjna biura - zapewnianie sprawnego funkcjonowania zaplecza socjalnego  firmy
      • Zamawianie artykułów biurowych i spożywczych
      • Nadzór nad budżetem kosztów w obszarze administracji
      • Prowadzenie kasy oraz sporządzanie raportu kasowego
      • Współpraca z poszczególnymi działami w realizacji bieżących zamówień
    • Wsparcie w organizacji imprez i eventów YouNick Technology Park oraz YouNick Mint
      • Organizacja miejsc eventów (rezerwacje, warunki techniczne, catering, etc)
      • Kolportowanie informacji na temat eventów organizowanych przez YouNick
    • Zarządzanie kontaktami YouNick Technology Park oraz YouNick Mint
      • Utrzymywanie i aktualizowanie bazy kontaktów
      • Zarządzanie procesem pozyskiwania aktualnych informacji dot. kontaktów członków zespołu
    • Obsługa i zarządzanie usługą wirtualnego biura
      • Wprowadzanie do systemu zdarzeń w obszarze korespondencji przychodzącej i wychodzącej
      • Komunikacja z klientami
      • Weryfikacja, czy wszystkie zdarzenie są rejestrowane 
    • Wykonywanie zadań administracyjnych zleconych przez pracowników biura;
    • Obsługa recepcyjna klientów i gości firmy - przyjmowanie i kierowanie klientów i gości firmy do odpowiednich osób w zależności od celu i charakteru wizyty
    • Przepisywanie, redagowanie zleconych pism oraz prowadzenie korespondencji e-mail
    • Przygotowywanie prezentacji
    • Sporządzanie zestawień, raportów, protokołów dla potrzeb wewnętrznych firmy

    Poszukujemy osoby, która posiada:

    • Minimum 3 lata doświadczenia zawodowego w zakresie zarządzania obszarem administracji w firmie o podobnej wielkości
    • Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, terminowość, dokładność, rzetelność, skrupulatność,   dbałość o szczegóły,
    • Kompetencje interpersonalne, umiejętność pracy z ludźmi i łatwość w nawiązywaniu kontaktów,
    • Samodzielność i odpowiedzialność za powierzone zadania, zaangażowanie i energię w działaniu
    • Umiejętność pracy pod presją czasu w dynamicznym środowisku
    • Inicjatywę i przygotowanie do pracy wielozadaniowej
    • Biegą znajomość języka angielskiego;
    • Biegą znajomość pakietu MS Office, otwartość i łatwość pracy z innymi systemami biurowymi
    • Wysoki poziom etyki zawodowej
    Oferujemy:
    • Atrakcyjne warunki zatrudnienia w stabilnej firmie o ugruntowanej pozycji na rynku, na podstawie umowy o pracę
    • Pakiet socjalny i medyczny
    • Możliwość rozwoju zawodowego i awansu oraz zdobycia doświadczenia w firmie o szerokim profilu działalności,
    • Przyjazne środowisko pracy w biurze

    Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aplikacji klikając w przycisk aplikowania.

    Prosimy o zawarcie w CV klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez YouNick Technology Park z siedzibą w Złotnikach zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 922)”. Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę moich danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji.

    Informujemy, że Administratorem danych jest YouNick Technology Park z siedzibą w Złotnikach przy ul. Krzemowej 1. Dane zbierane są dla potrzeb rekrutacji. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest obowiązkowe. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne.