Personal Assistant

  • Warszawa, mazowieckie
  • Słowicza 32, 02-170 Warszawa, Polska pokaż mapę
  • Asystent
  • Pełny etat
  • 29.07.2019
  • Ważna jeszcze 7 dni (do 28.08.2019)

    Pracodawca ma prawo zakończyć rekrutację we wcześniejszym terminie.

    top

    At Avon for over 132 years we create environment where beauty and business meet together. It is not only a very special place to work but first of all, it is a great platform to exchange professional experience with experts from various business areas and markets. Inspiring work, which has an impact on lives of millions of women around the world – it is our promise that we make to our Associates.

    Personal Assistant
    Location: Warszawa
    As an ideal candidate you should be experienced in handling a wide range of administrative and executive support related task. You should be exceedingly well organized, flexible and you should enjoy the administrative challenges of supporting the Manager.
     
    The ability to interact with associates at all levels in a very fast paced environment, sometimes under pressure, remaining flexible, proactive, resourceful and efficient, with a high level of professionalism and confidentiality is crucial to this role.
     

    You will provide daily support to 3 Directors:

    • first point of contact for all matters relating to Directors
    • managing the calendar for the Directors to ensure that  time is effectively covered, making sure all relevant documents are received in advance of each meeting and that all meeting action points are followed up
    • proactive in sorting and screening all incoming telephone calls and action accordingly for the Directors preparing correspondence and reports
    • responsible for meetings’ and events’ arrangement and coordination
    • managing travel in line with the Travel Policy
    • providing support in preparation of presentations.

    We believe that Personal Assistant should have:

    • 2+ years experience in supporting Manager(s) and/or Head(s) of Function.
    • excellent calendar management skills, including coordination of complex executive meetings
    • experience assisting management with the creation of PowerPoint presentations
    • strong knowledge of MS Office, including Word, Excel, PowerPoint and Outlook
    • experience scheduling travel arrangements
    • very good English command.

    Our promise to you:

    • opportunity to gain experience in multinational beauty company, a global leader in FMCG sector
    • outstanding and supportive atmosphere as we are One Team One Avon
    • employment contract via external agency & benefits package including multisport card, medical package
    • cosmetics discounts, day off for birthday, joga & massage & fruit in the office.

    Join us!

     
    top

    1. Administrator danych osobowych

    Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie w sprawie danych osobowych) (dalej: „RODO”), informujemy że administratorami danych w procesie Twojej rekrutacji są, odpowiednio w zależności od podmiotu rekrutującego:

    • Avon Cosmetics Polska Sp. z o.o. (Warszawa, ul. Słowicza 32) w zakresie rekrutacji prowadzonych przez tę spółkę.
    • Avon Distribution Polska Sp. z o. o. (Garwolin, ul. Stacyjna 77) w zakresie rekrutacji prowadzonych przez tę spółkę.
    • Avon Global Business Services Sp. z o. o. (Warszawa, ul. 17 stycznia 56) w zakresie rekrutacji prowadzonych przez tę spółkę.
    • Avon Operations Polska Sp. z o.o. (Garwolin, ul. Stacyjna 77) w zakresie rekrutacji prowadzonych przez tę spółkę.

    2. Cel i podstawa prawna oraz czas przetwarzania danych osobowych

    Twoje dane osobowe, jako kandydata do pracy, będą przetwarzane przez nas w celach związanych z przeprowadzeniem procesu rekrutacji w związku z którą aplikujesz do nas, a – w przypadku Twojej dodatkowej zgody – przechowywane w naszej bazie rekrutacyjnej i przetwarzane także na potrzeby przyszłych rekrutacji zgodnych z Twoimi kwalifikacjami lub podobnych.

    2.1.W ramach rekrutacji mamy prawo żądać od Ciebie udostępnienia nam następujących Twoich danych osobowych:

    • imię (imiona) i nazwisko,
    • data urodzenia,
    • wskazane przez Ciebie dane kontaktowe (telefon itp.)

    2.2. Jeżeli jest to niezbędne do wykonywania potencjalnie przez Ciebie pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, to mamy także prawo żądać dodatkowo udostępnienia przez Ciebie takich Twoich danych osobowych jak:

    • wykształcenie;
    • kwalifikacje zawodowe;
    • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

    2.3. Informujemy, że w ramach procesu rekrutacji, co do zasady nie żądamy udostępnienia przez Ciebie żadnych innych danych osobowych, a jeśli je nam udostępniacie, to dokonujecie tego z własnej inicjatywy i za dobrowolną zgodą. W sytuacji, gdy dobrowolnie udostępniasz nam swoje dane wrażliwe w ramach procesu rekrutacji następuje to z Twojej inicjatywy.

    2.4. W pewnych sytuacjach możemy żądać w ramach procesu rekrutacji udostępnienia przez Ciebie także określonych danych dotyczących Twojego zdrowia, co ma miejsce jedynie gdy z mocy szczególnego przepisu ustawy odpowiednia kondycja zdrowotna, psychofizyczna itp. jest ustawowym wymogiem objęcia stanowiska.

    2.5. Inne dane osobowe niż wskazane wyżej będą przetwarzane gdy będzie to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

    Podstawą prawną przetwarzania jest:

    • w odniesieniu do danych wskazanych w punktach 2.1, 2.2. i 2.5. – realizacja obowiązku prawnego jaki na nas ciąży [art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 221 1, § 2 i § 4 kodeksu pracy],
    • w odniesieniu do danych wskazanych w punkcie 2.4. - wykonywanie szczególnych praw przez administratora w dziedzinie prawa pracy [art. 9 ust. 2 lit. b] RODO oraz art. 221 4 kodeksu pracy],
    • w odniesieniu do danych wskazanych w punkcie 2.3 - dobrowolna zgoda wyrażona przez Ciebie poprzez udostępnienie nam tych danych osobowych w przesłanym do nas Twoim zgłoszeniu w ramach procesu rekrutacji [art. 6 ust. 1 lit. a] RODO oraz art. 221a 1 Kodeksu pracy oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO oraz art. 221b § 1 Kodeksu pracy).

     Jeśli nie zostaniesz zatrudniony jako pracownik przez rekrutującą Ciebie spółkę Avon, Twoje dane osobowe zostaną usunięte niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, chyba że w wyraziłeś zgodę na przetwarzanie Twoich danych dla celów przyszłych rekrutacji, wówczas będziemy je przetwarzać w tych celach, ale nie dłużej niż 1 rok.

     3. Odbiorcy danych

    Usługodawcy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla administratora danych, w szczególności podmioty, takie jak inne spółki z grupy Avon, dostawca platformy eRecruiter, spółka HRK S.A., dostawcy usług IT, kurierzy i operatorzy pocztowi, kancelarie prawne i audytorzy zewnętrzni, oraz ich upoważnieni pracownicy - w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania zleconych przez administratora usług.

     4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarzy (EOG)

     Twoje dane mogą również zostać przekazane podmiotom świadczącym nam usługi, w tym podmiotom przetwarzającym wybranym przez nas, które mają siedzibę poza EOG. Przekazywanie danych do krajów, które według Komisji Europejskiej nie gwarantują odpowiedniego poziomu ochrony danych, opiera się na standardowych klauzulach o ochronie danych osobowych, które zostały przyjęte przez Komisję Europejską.

     5. Dobrowolność podania danych

    Podanie danych o których mowa w punktach 2.1. i 2.2. jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

    6. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

    Przysługuje Pani/Panu prawo:

    • dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania;
    • wycofania udzielonej dobrowolnie zgody na przetwarzanie danych. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano zanim zgoda została wycofana.
    • do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora danych Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi danych;
    • do ograniczenia przetwarzania danych lub do ich usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”);
    • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

     

    *Lista podmiotów z Grupy Avon, którym mogą być udostępniane dane kandydatów w ramach bazy rekrutacyjnej:

    Avon Global Business Services Sp. z o.o.

    Avon Operations Polska Sp. z o.o.

    Avon Distribution Polska Sp. z o.o.

    Avon Cosmetics Albania sh.p.k
    Avon Cosmetics DOOEL – Skopje
    AVON COSMETICS SCG D.O.O BEOGRAD 
    AVON COSMETICS MONTENEGRO DOO
    Avon Cosmetics GmbH
    AVON COSMETICS ROMANIA SRL
    ICS AVON COSMETICS (MOLDOVA) SRL
    Avon Cosmetics Hungary Kft
    Avon d.o.o., Ljubljana
    AVON KOZMETIKA D.O.O.
    AVON Cosmetics BiH doo